Weihnachten in der Kanzlei: Professionell durch die Feiertage

Über Weihnachten in der Kanzlei sitzen? So stellt man sich das wohl kaum vor. Aber alle Anrufe über die Feiertage ins Nichts laufen lassen, kann auch nicht die richtige Lösung sein. Wie aber organisieren Sie in Ihrer Kanzlei die „Telefonzentrale“ während des Urlaubs und der Feierlichkeiten?

Es gibt eine Menge Möglichkeiten – Sie können die Anrufer schlicht eine Mailbox oder den AB erreichen lassen und hoffen, dass diese eine Nachricht hinterlassen (und die wenigsten tun das, wenn nur die Sprachbox drangeht), und auch dass deren Anliegen noch aktuell ist¸ wenn Sie wieder im Büro sind. Oder Sie ketten sich eben doch ans Telefon und lassen die Anrufe auf Ihr Handy umleiten – auf die Gefahr hin, bei der Familienfeier der Depp zu sein, der ständig „nur mal kurz“ raus muss, um einen Anruf anzunehmen, obwohl er beim Brettspiel am Zug wäre.

Oder aber Sie nehmen unseren Telefonservice in Anspruch und beauftragen eine unsere Sekretärinnen, die Anrufe für Sie anzunehmen. Das hat gleich zwei Vorteile für Sie: Einerseits verbringen Sie Ihre Ferien ungestört, andererseits machen Sie weiterhin auf Ihre Klienten einen guten Eindruck.

Ungestörte Weihnachtszeit

Wo verbringen Sie die Feiertage? Vermutlich in erster Linie nicht im Büro. Aber auch zuhause könnten Sie in Versuchung geraten, ständig „ein bisschen“ zu arbeiten. Denn wer sein Telefon immer bei sich trägt – nur für den Fall, dass noch ein Klient anruft –, ist irgendwie nie so ganz in der Freizeit angekommen.

Das ist für Sie stressig – garantiert wäre es angenehmer, sich einfach mal voll zu entspannen, als immer mit einem Ohr aufs Telefon zu hören. Oder mit den anderen nicht noch einen trinken zu gehen, damit man am Telefon weiterhin verständlich bleibt. Sie verpassen viel. Und Ihre Familie auch! Denn die erwartet gerade an freien Tagen auch einfach mal volle Aufmerksamkeit von Ihnen. Es macht wenig Spaß, sich ganz in ein Spiel zu vertiefen, wenn Mama oder Papa gar nicht wirklich mit dem Kopf dabei sind.

Allein um den Kopf also ganz frei zu haben – und sich beim Monopoly nicht über den Tisch ziehen zu lassen! –, sollten Sie also mal über die Möglichkeiten des Telefonsekretariats nachdenken.

Professionelle Erreichbarkeit Ihrer Kanzlei auch über die Feiertage

Ein Notfall bei einem Mandanten kann immer passieren – auch an Feiertagen. Und so mancher ist an Weihnachten selbst nicht im Urlaub und erwartet, die Kanzlei ganz normal zu erreichen. Schlecht, wenn dann tatsächlich niemand ans Telefon geht oder man nur immer wieder den AB erreicht.

Besser, wenn Ihre Klienten stattdessen wie gewohnt das Sekretariat erreichen. Hier kann sie am Telefon nicht nur jemand persönlich begrüßen und Termine für das neue Jahr ausmachen, sondern nach Ihren Wünschen auch Weihnachtsgrüße ausrichten. Wenn Sie für einzelne Bestandsmandanten eine bestimmte Nachricht hinterlassen möchten, ist das mit unserem Service auch möglich.

Für Ihre Mandanten oder Kollegen liegt ein Vorteil natürlich darin, dass Sie direkt jemanden erreichen und auch genau erfahren können, wann Sie wieder zu sprechen sind. Im Idealfall kann ihr Anliegen – eine Terminvereinbarung, eine abgegebene Information oder ähnliches – sogar schon direkt erledigt werden.

Weniger bewusst, aber nicht weniger wichtig ist der indirekte Effekt des Gesprächs am Telefon: Es wirkt schlicht professioneller, wenn auch in Ihrem Urlaub das Telefon besetzt ist und ein Anwalt sich als zuverlässiger Ansprechpartner präsentiert.