Für mehr Fokus auf die eigentliche Expertise: Effektive Dienstleistungen zur Entlastung von Kanzleien

Gerade in Kanzleien fallen viele Dinge an, die neben der Mandantenbetreuung erledigt werden müssen. Doch diese können effizient von Tools und Dienstleistern übernommen werden. 

 Nicht nur die Rechtsberatung gehört zu den alltäglichen Aufgaben in einer Kanzlei. Neben dem eigentlichen Kern der Dienstleistung gibt es zahlreiche weitere To-Dos wie Buchhaltung, Marketing oder Mandantengewinnung, die quasi nebenbei erledigt werden müssen. Doch welche Möglichkeiten gibt es, diese „Nebenbei-Aufgaben“ mit Hilfe effektiver Dienstleistungen abzudecken, um einen stärkeren Fokus auf die juristische Arbeit zu ermöglichen?

 

Zeiterfassung: Mit Tools Arbeitszeit transparent machen

Viele Mandate in Kanzleien werden über die geleistete Arbeitszeit abgerechnet. Zur Feststellung der aufgewandten und zu berechnenden Stunden ist es unerlässlich, die benötigte Zeit festzuhalten. Statt langer und unübersichtlicher Excel-Tabellen bietet es sich an, für das interne Zeitmanagement Tools zur Hilfe zu nehmen. So bieten beispielsweise clockodo, timeSensor und TMetric umfassende Softwarelösungen zur Zeiterfassung speziell für Juristen an, die auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften des Arbeitsschutz- und Arbeitszeitgesetzes gewährleisten. Nicht nur für die Berechnung von Aufträgen, auch für die Messung der Produktivität sind Zeiterfassungs-Tools wichtige Werkzeuge im Kanzlei-Alltag und der anwaltlichen Routine. Sie halten die Effizienz der Arbeit sowie den zeitlichen Aufwand der einzelnen Mandate fest und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie des Arbeitsschutzgesetzes.

 

Rechnungswesen: Digitalisierung der Buchhaltung

Ein effizientes Rechnungswesen fußt unmittelbar auf der Zeiterfassung, da mit ihrer Hilfe die abrechenbaren Stunden der Anwälte erfasst werden. Auf dieser Basis werden anschließend die Honorarabrechnungen verfasst. Es versteht sich von selbst, dass diese stets absolut korrekt sein müssen, da Fehler an dieser Stelle zu Lasten der Reputation und der betriebsinternen Kalkulation gehen. In der heutigen Zeit ist das Rechnungswesen zunehmend digitalisiert, was die Arbeitsabläufe wesentlich vereinfacht. Spezielle Tools zur Buchhaltung wie beispielsweise Billomat, Debitoor oder Reviso können dabei helfen, den Buchhaltungsaufwand möglichst gering zu halten und Kanzleien zu entlasten.

 

Kanzleimarketing: Externe Experten sorgen für bessere Ergebnisse

Mit dem Kanzleimarketing ist es wie beim Thema Steuern: Grundsätzlich kann man es selber machen, doch beauftragte Experten werden durch ihr Fachwissen viel mehr herausholen, als man es selbst könnte. Der Bereich Marketing ist gut geeignet, um externen Agenturen oder Freelancern anvertraut zu werden. Wichtig ist dabei stets, dass alle Maßnahmen wie Suchmaschinenoptimierung, Online-Anzeigen oder Social Media einer einheitlichen Strategie folgen. Ein Familienrechtler braucht dabei ein anderes Konzept als beispielsweise ein Medienrechtsexperte, da die Mandanten jeweils sehr unterschiedlich sind. Das Themengebiet Recht ist dabei ein sehr spezielles, das oft ein spezielles Grundwissen benötigt. Daher ist es sinnvoll, vor allem auf Dienstleister zu setzen, die bereits über Referenzen im Kanzlei-Marketing verfügen oder sich sogar gänzlich auf die Rechtsbranche spezialisiert haben.

 

Sekretariats-Services: Outsourcing für stetige Erreichbarkeit

Manchmal ist es ein ganz bestimmter Anruf, den Anwälte nicht verpassen sollten, um ein Neumandat zu gewinnen. Eine verlässliche Erreichbarkeit ist daher einerseits für das Neumandantengeschäft von großer Bedeutung, andererseits jedoch auch wichtig, um wiederkehrende und bestehende Mandanten zufriedenzustellen. Nicht immer ist es jedoch wirtschaftlich, eine/n eigene/n Mitarbeiter/in für Sekretariatsaufgaben und Mandantenanfragen einzustellen.

 

Fazit: Unterstützung macht Prozesse effizienter

Anwälte sind Experten für ihren jeweiligen Rechtsbereich. Für das Wissen in diesem Feld werden sie von Mandanten gebucht und bezahlt. Auch erfahrene Juristen müssen sich nicht in jedem unternehmerischen Bereich auskennen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich für Bereiche außerhalb der Kernkompetenzen einer Kanzlei Unterstützung zu suchen. Dies kann einerseits durch konkrete Dienstleister, andererseits durch Tools und digitale Hilfsmittel geschehen. Anwälte können so sicherstellen, dass sie sich auf ihr jeweiliges Fachgebiet konzentrieren können und andere Aufgaben nicht die Zeit für die eigentliche Arbeit stehlen. Die Kanzlei wird somit deutlich effizienter und Mandanten zudem zufriedener, wenn sie sehen, dass sich die Anwälte ihres Vertrauens ausschließlich auf die jeweiligen Fälle konzentrieren können.