Digitalisierung in der Anwaltskanzlei – So gehen Sie vor

Lesen Sie, wie die Digitalisierung der Kanzlei gelingt und Anwält:innen die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und Mandant:innen optimieren können.

Themenübersicht:

Digitalisierung in der Anwaltskanzlei

Digitalisierung für Anwält:innen

Interne Kanzleikommunikation digitalisieren

Mandantenkommunikation digitalisieren

Optimierter Service und mehr Effizienz dank Digitalisierung der Kanzlei

Digitalisierung in der Anwaltskanzlei

Wir müssen Ihnen nicht erzählen, dass es ein Arbeiten und Leben ohne die Digitalisierung in Zukunft nicht mehr geben wird. Die Vorteile und Möglichkeiten der Digitalisierung sind einfach zu groß – das gilt auch für den Anwaltsberuf und die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und Mandant:innen in der Kanzlei.

Wenn Sie in Ihrer Kanzlei noch Potenzial sehen, erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie in Sachen Digitalisierung einen Schritt nach vorne kommen und wo Digitalisierung überhaupt möglich ist.

Digitalisierung für Anwält:innen

Wie die interne Kanzleikommunikation digital organisiert wird, ist von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedlich. Es führen bekanntlich viele Wege nach Rom und die Möglichkeiten und Angebote auf dem Markt sind vielfältig.

Statt Ihnen daher konkrete Lösungen zu zeigen, haben wir Ihnen drei Bereiche zusammengefasst, in denen sich unserer Meinung nach die Digitalisierung besonders lohnt.

Digitale Infrastruktur

Einen wichtigen Grundstein legen Sie, indem Sie die Infrastruktur der Kanzlei digitalisieren. Vieles, das heute noch in Papierform erledigt wird, kann mithilfe geeigneter Software digitalisiert werden.

Viele Tools helfen Ihnen zudem, die Effizienz Ihrer Arbeit zu steigern. So gibt es beispielsweise Programme, die Ihnen beim Schreiben von Dokumenten mit Textvorschlägen zur Seite stehen.

Wichtig ist, dass die Lösungen, für die sich Ihre Kanzlei entscheidet, zu Ihren Bedürfnissen passen.

Projektmanagement-Tools

Heutzutage gibt es sehr viele verschiedene Projektmanagement-Tools, mit denen die Zusammenarbeit in der Kanzlei strukturierter und reibungsloser gelingt. Mit den klassischen To-Do Listen, dem digitalen Austausch zu einem Projekt oder einer klaren Aufgabenverteilung weiß jeder, was gerade ansteht und zu tun ist.

Homeoffice

Die Kommunikation sowohl mit Kolleg:innen als auch mit Mandant:innen kann auch im Homeoffice gelingen.
Sind Informationen, Prozesse und Daten digitalisiert, können sie ortsunabhängig abgerufen und mit der passenden Software weiterverarbeitet werden. So schafft die Digitalisierung der Kanzlei die nötigen Voraussetzungen für das Arbeiten im Homeoffice. Entscheidend ist es, Regelungen für den Umgang im Homeoffice festzulegen.

Mandantenkommunikation digitalisieren

Die Digitalisierung verändert die Kommunikation – auch mit Ihren Mandant:innen. Was im privaten Umfeld längst eine Selbstverständlichkeit ist, hinkt in beruflichen Bereichen oft hinterher. Als Rechtsanwalt können Sie mit der Digitalisierung neue Wege der Kommunikation nutzen.

Das Wichtigste dabei: Ihre Mandant:innen profitieren und für Sie zahlt sich die Digitalisierung der Kommunikation ebenfalls aus.

Online-Terminvereinbarung

Die Online-Terminvereinbarung ist beliebter denn je! Statt Termine telefonisch vorzuschlagen, können Mandant:innen online alle freien Termine einsehen und sich einen passenden aussuchen.

Wenn Sie Termine nicht für jeden öffentlich einsehbar machen möchten, können Sie zum Beispiel einige Erstgesprächstermine auf der Webseite anbieten und für bestehende Mandant:innen die Terminbuchung über einen internen Link zugänglich machen.

Unser Tipp: Bleiben Sie trotz Online-Terminbuchung telefonisch erreichbar, um keine potenziellen Mandant:innen zu verlieren und die Kommunikation flexibel zu halten. Die Sekretär:innen von Anwaltssekretariat unterstützen Ihre Kanzlei gerne, damit Sie keine Anrufe mehr verpassen. Mit Hilfe eines geteilten Google-Kalenders übernehmen Sie gern auch die Terminvereinbarung und Terminkoordination mit Ihren Mandant:innen. So haben Ihre Anrufer:innen jederzeit eine persönliche Ansprechpartnerin für Terminabsprachen und andere Anliegen.

Videokonferenzen

In den letzten beiden Jahren hat sich gezeigt: Meetings und Termine funktionieren auch digital. Kommen Sie mit digitalen Videokonferenzen auch Ihren Mandant:innen einen Schritt entgegen. Auf diese Weise fallen lange Anfahrtswege weg, ohne dass die Qualität der Besprechungen leidet.

Insbesondere bei Besprechungen per Video kann ein bisschen Smalltalk die wichtige persönliche Note hinzufügen. Deshalb haben wir Ihnen nützliche Tipps für einen gelungenen Business Smalltalk zusammengestellt.

Digitaler Datenaustausch

Wer digitale Kommunikationsmöglichkeiten in der Kanzlei nutzt, sollte eine Lösung für den Austausch von Daten mit Mandant:innen finden. Wichtige Dokumente oder Unterschriften können unter Voraussetzung einer sicheren IT-Infrastruktur und dem Einsatz von sicheren Kommunikationsmitteln abgewickelt werden.

Kommunikation über soziale Kanäle

Zur Digitalisierung der Kommunikation einer Kanzlei gehört auch die Nutzung sozialer Kanäle. Über Social-Media-Plattformen können Sie mit Ihren Mandant:innen in Kontakt bleiben, diese über Neuigkeiten informieren oder relevante Inhalte teilen.

Wenn Sie diesen Kommunikationskanal richtig einsetzen, können Sie Vertrauen aufbauen und Ihre Expertise beweisen. Beispielsweise können Sie als erste Kanzlei über neue rechtliche Änderungen aufklären und damit Fragen Ihrer (potenziellen) Mandant:innen beantworten.

Website: Erklärvideos und FAQs

Die Website Ihrer Anwaltskanzlei bietet viel Potenzial, mit Mandant:innen digital zu kommunizieren und diese außerdem zu akquirieren. Wenn Sie bis jetzt nur Ihre Leistungen beschreiben und Ihre Kanzlei vorstellen, können Sie z. B. mit einem Kanzlei-Blog, Erklärvideos oder ausführlichen FAQs den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung machen.

Optimierter Service und mehr Effizienz dank Digitalisierung der Kanzlei

Indem Sie Ihre Kanzlei digitalisieren, können Sie Ihren Mandant:innen sowie potenziellen Mandant:innen einen verbesserten und erweiterten Service bieten. Außerdem vergrößern Sie damit die Bandbreite Ihrer Kontaktmöglichkeiten und damit Ihre Möglichkeiten, Mandant:innen zu akquirieren.

Im gleichen Zug lohnt sich die Digitalisierung der internen Kommunikation in Hinblick auf die Zusammenarbeit in der Kanzlei. Mit verbesserten Abläufen und schlankeren Prozessen steigern Sie die Effizienz Ihrer Arbeit.