Warum die eigene Sekretärin nicht zwingend die beste Telefonistin ist

In 75 % der Kanzleien gehen für den Telefondienst untrainierte Sekretärinnen ans Telefon. Dass hier einiges schief gehen kann, liegt auf der Hand: Auf der Anrufnotiz ist der Name, oder noch schlimmer die Telefonnummer des Anrufers nicht notiert, manchmal wird das Telefon gar nicht abgenommen, weil die Sekretärin gerade mit anderen Dingen beschäftigt oder in der Mittagspause ist und manchmal wird das Telefonat zwar entgegen genommen, der Anrufer am anderen Ende der Leitung kann sich aber des Eindrucks nicht erwehren, dass die Sekretärin eigentlich gern andere Dinge tun und ihn einfach schnell abfertigen will.

Externe Sekretärinnen sind dagegen immer professionell geschult und haben aufgrund der klaren Konzentration auf die eine Aufgabe der Anruferbetreuung eine ganz andere Einstellung zum Thema als die Sekretärin vor Ort, die eine Vielzahl an Aufgaben zu erledigen hat. Professionelle Telefonistinnen vergessen nie, die wirklich wichtigen Dinge vom Anrufer zu erfragen: Name, genaues Anliegen wenn möglich mit Aktenzeichen, Rückrufnummer etc.

Der Anwalt kann selbst bestimmen, was beim externen Büroservice pflichtmäßig abgefragt werden soll – die Sekretärinnen des Telefon Service arbeiten diese Wünsche dann anhand einer Checkliste ab. Die Mitarbeiter in einem externen Sekretariat sind nie durch andere Tätigkeiten abgelenkt oder mussten die Bearbeitung einer anderen Aufgabe unterbrechen. Sie konzentrieren sich ausschließlich auf den Anrufer und die freundliche und professionelle Gesprächsführung, die sowohl für den Anrufer als auch für den Anwalt zufriedenstellend sein muss. Ihre Anrufer werden den Unterschied bemerken und honorieren!

Ein weiterer nicht unwesentlicher Faktor ist die Entlastung der eigenen Sekretärin im Büro vor Ort. Sie ist dank des Büroservice für Anwälte von der in Summe durchaus Zeit und Nerven raubenden Telefonbetreuung entbunden und kann sich den vielen wichtigeren Aufgaben widmen. Vielleicht denken Sie einmal darüber nach, ob die Zeit Ihrer Rechtsanwaltsgehilfin nicht fernab des Telefons besser investiert ist.