Urlaubszeit = Stress im Büro? Nicht mit diesen Tipps

Jetzt wo der Frühling bereits begonnen hat, der Sommer nicht mehr allzu lange auf sich warten lässt und somit auch die Urlaubszeit naht, möchten wir Ihnen schon mal ein paar Ratschläge zum Aufgabenmanagement geben, die Sie befolgen können, während Sie oder viele Ihrer Mitarbeiter im Urlaub sind. Mit diesen Tipps läuft in Ihrer Kanzlei oder Ihrem Unternehmen, auch in Zeiten der Unterbesetzung alles reibungslos ab.

• Die oberste Priorität sollten immer die Anfragen der Kunden haben. E- Mails dürfen, auch wenn Sie sich nicht persönlich im Büro befinden oder eine große Anzahl von Mitarbeitern im Urlaub ist, auf keinen Fall unbeantwortet bleiben. Hiermit meinen wir nicht, dass Sie zum Workaholic werden sollen und E-Mails auch von der Liege am Strand aus beantworten müssen. Es reicht, wenn Sie vor dem Urlaub in Ihrem E-Mail System eine automatische Antwort für die Zeit des Fernbleibens einrichten, in der jede Anfrage mit einem Standardschreiben beantwortet wird. Dies sollte die Bitte um Verständnis des Kunden beinhalten, dass Sie sich erst ab Datum xx.xx um sein Anliegen kümmern werden, da Sie zurzeit nicht im Büro sind.
• Das gleiche gilt natürlich auch, wenn Sie alleine mit einigen wenigen Mitarbeitern im Büro sind, während ein großer Teil im Urlaub ist. Dann werden Sie im Idealfall immer noch die gleiche Anzahl an Kundenanfragen bekommen, aber die Bearbeitungszeit der einzelnen Anfragen verzögert sich automatisch, da nicht ausreichend Personal zur Stelle ist. Auch dann kann es helfen, die Mitarbeiter zu beauftragen, ein Standardschreiben zu verschicken, in dem mitgeteilt wird, dass aufgrund der Urlaubszeit die Bearbeitung des Anliegens noch beispielsweise 10 Tage dauern wird.

Beachten Sie hierbei aber in jedem Fall, dass eine Bearbeitungsfrist angegeben werden muss, die auch eingehalten werden kann. Wählen Sie lieber eine längere Frist, die Sie dann vielleicht sogar unterschreiten, wodurch Ihre Kunden angenehm überrascht werden, als eine zu knappe Frist, die nicht eingehalten wird und somit den Kunden verärgert. Mit einem derartigen Schreiben erreichen Sie gleich mehrere Ziele:

1.   Sie gewinnen Zeit für eine ausführlichere Bearbeitung,
2.   Sie binden den Kunden an sich, obwohl Sie ihn warten lassen und
3.   Bauen gleichzeitig eine Kommunikationsbeziehung zu ihm auf.

Fazit: In der Regel minimieren Sie auch das Kundenabwanderungs-Risiko, denn Ihr Kunde wird sich trotz Wartezeit höchstwahrscheinlich nicht an die Konkurrenz wenden. Sollte er gar keine Antwort bekommen, könnte das Ganze anders aussehen.

Tipp: Wichtige Stammkunden sollten Sie nicht mit solchen Standardschreiben vertrösten. Rufen Sie diese lieber persönlich an bzw. lassen Sie Ihre Mitarbeiter anrufen, falls Sie im Urlaub sind. Der Zuständige soll das Anliegen klären und eine zeitliche Zusage geben, die den Stammkunden zufriedenstellt und die für Sie und Ihre Mitarbeiter als Deadline einhaltbar ist.

• Des Weiteren sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern in Zeiten der personellen Unterbesetzung, die Prioritäten der Aufgaben und Kunden abstimmen, damit genug Zeit bleibt, sich um die wichtigen Anliegen zu kümmern.
• Kürzen Sie Meetings – inhaltlich und zeitlich. Während der Urlaubszeit sollten Meetings nur einem Ziel dienen – einer optimalen Koordination der Aufgaben und gegenseitigen Arbeitsabsprache, damit Ihren Mitarbeiten weiterhin genug Zeit zum Erledigen der Aufträge bleibt.
• Passen Sie außerdem Ihre Aufgabendelegation an. Bedenken Sie bei der Arbeitszuweisung, dass die Mitarbeiter während der Urlaubszeit oft das Doppelte an Arbeit bewältigen müssen und planen Sie dadurch Verzögerungen von Anfang an ein.

Hinweis: Bauen Sie keinen künstlichen Druck auf und achten Sie auf ein faires Arbeitsverhältnis. Durchzuarbeiten und Pausen ausfallen zu lassen, damit kommt kein Mitarbeiter auf Dauer zurecht und die Arbeitsergebnisse werden sich verschlechtern.

Einen optimalen Ausweg in Zeiten der Unterbesetzung liefert Ihnen auch der Büroservice von anwaltssekretariat.de . Hier sind auf Knopfdruck freundliche Sekretärinnen für Sie zur Stelle, die Anrufe und das Beantworten von E- Mails nach Absprache mit Ihnen gerne für Sie übernehmen. So haben Sie trotz Urlaubzeit ausreichend Personal und müssen Ihre Mitarbeiter keinem unnötigen Druck aussetzen. Wenn Sie mehr zu diesem Thema lesen möchte, finden Sie den kompletten Artikel hier.