Telefonsekretariat für Anwälte: Eine Alternative zum klassischen Sekretariat

„Immer erreichbar“ – dieses Stichwort ist im privaten zum Fluch geworden, aber professionell immer noch ein Segen. Wenn Sie persönlich nicht immerzu ans Telefon gehen können oder wollen, gibt es das Anwaltssekretariat als Alternative oder Ergänzung zur fest angestellten Sekretärin.

Es hat sehr viele Vorteile, wenn Sie beziehungsweise Ihre Kanzlei „immer“ erreichbar sind. Viele Mandanten erwarten die ständige Erreichbarkeit und fühlen sich nur dann wirklich gut von Ihnen betreut. Das ist natürlich als Anwalt kaum zu leisten. Je besser Sie in Ihrem Job sind, desto mehr Mandanten werden Sie mit der Zeit haben. Und weil Sie für die auch arbeiten müssen und nicht neben dem Telefon sitzen und auf den nächsten Anruf warten können, sind Sie nicht dauerhaft für alle Klienten erreichbar.

Die klassische Lösung dieses Problems ist eine Sekretärin. Aber auch die ist manchmal damit beschäftigt, Ihre Mandanten vor Ort zu betreuen, sich um andere Aufgaben wie Ihren Schriftverkehr o.Ä. zu kümmern oder sie ist selbst in der Mittagspause. Außerdem gibt es Fälle, in denen Anrufe außerhalb Ihrer Geschäftszeiten ankommen. Es lohnt nicht immer, dafür eine Sekretärin „rund um die Uhr“ in der Kanzlei zu beschäftigen – aber ein Anwaltssekretariat am Telefon kann die perfekte Lösung sein.

Aufgaben eines Kanzleisekretariats

Eine Sekretärin übernimmt in einer Kanzlei meist eine Reihe von Aufgaben. Dazu gehört unter anderem, dass sie Telefongespräche entgegennimmt und sich um den Schriftverkehr kümmert. Eine der wichtigsten Aufgaben ist es, am Telefon für (Neu-)Mandanten da zu sein, mit Ihnen Termine zu vereinbaren, Aufträge von bestehenden Mandanten entgegen zu nehmen oder wichtige Informationen zu notieren und sie die dem Anwalt vorzulegen, sobald er dafür Zeit hat.

In vielen Fällen haben Anwälte selbst keine Zeit, jeden Telefonanruf entgegen zu nehmen und alle Routineschreiben selbst zu verfassen. Abgesehen davon macht es aber auch einen ganz anderen Eindruck, wenn ein Anwalt oder Notar seine Gespräche nicht selbst entgegennehmen kann – oder muss. Deswegen ist eine Sekretärin nicht nur „praktisch“, sondern auch ein gutes Aushängeschild einer Kanzlei, auf die kein Anwalt verzichten sollte.

Was den sprachlichen Ausdruck im Schriftverkehr angeht, bemerken Ihre Mandanten vielleicht nicht, dass das Schreiben von einer Sekretärin aufgesetzt wurde, aber sie bemerken den Unterscheid in der Geschwindigkeit. Wenn Sie schwer beschäftigt sind und keine Sekretärin oder Rechtsanwaltsfachangestellte beschäftigen, bleibt eine Routineaufgabe vielleicht mal zu lange liegen. Wie wichtig es aber für eine Kanzlei ist, dass diese Aufgaben gut erfüllt werden, ist hier gut beschrieben.

Lohnt sich die zusätzliche Ausgabe?

Sie können online gut nachsehen, was es kostet, eine Sekretärin in Vollzeit zu beschäftigen. Die Informationen finden Sie beispielsweise hier. Danach müssen Sie mit Kosten von rund 2000 bis 3000 Euro im Monat rechnen, wenn Sie eine Sekretärin in Vollzeit anstellen wollen.

Eine Sekretärin für Ihre Anwaltskanzlei zunächst nur in Form eines Telefonsekretariates einzustellen, kostet wesentlich weniger. Sie zahlen nur eine geringe Grundgebühr im Monat und dann für die Entgegennahme von einzelnen Anrufen. Bei guten Anbietern können Sie zu dem Telefonservice auch noch andere Aufgaben hinzubuchen, die nach Minuten abgerechnet werden.

Ein Telefonsekretariat lohnt sich aufgrund der günstigen Kostenstruktur für die meisten Kanzleien. Egal, ob Sie (noch) allein sind und nur ein wenig Unterstützung brauchen oder in einer großen Kanzlei nicht auf die Dienste einer Sekretärin verzichten können. Einige Anwälte entscheiden sich auch dagegen, eine feste Sekretärin zu beschäftigen, weil sie selbst kein festes Büro haben. Wer seine Mandanten selten persönlich trifft, kann heute oft auf Geschäftsräume verzichten und viele Ausgaben sparen, indem er aus dem Homeoffice heraus arbeitet.

All diese verschiedenen Abwägungen führen dazu, dass ein Telefonsekretariat für Anwälte meist eine wesentlich günstigere Alternative zur Festanstellung einer (weiteren) Sekretärin ist. Besonders praktisch: Im Gegensatz zu einer festen Anstellung lassen sich solche Dienstleistungen auch einfach mal ausprobieren, ohne sich langfristig festzulegen. Wenn die Einsparungen oder der zusätzliche Service sich nicht lohnen, kann man wieder kündigen.