Positive Fehlerkultur in Kanzleien: ein neues Verständnis von Professionalität

Mit einer positiven Fehlerkultur professionalisieren Sie Ihre Kanzlei. So gelingt der richtige Umgang mit Fehlern.

Themenübersicht:
Warum eine Null-Toleranz Fehlerkultur langfristig nicht funktioniert
Der Weg zu einer positiven Fehlerkultur
Fehlerquellen erkennen und beheben
Ein neues Verständnis von Professionalität

Warum eine Null-Toleranz Fehlerkultur langfristig nicht funktioniert

Seien wir ehrlich. Es wäre sehr unnatürlich, wenn in Kanzleien niemals ein einziger Fehler passieren würde. Niemand ist zu 100% perfekt; und selbst wenn die Perfektion bei 99,9% liegt, ist noch Raum für Fehler.

Wenn Fehler nicht ausgeschlossen werden können, bringt es dann etwas, diese zu tabuisieren? Nein. Vielmehr kann das langfristig zu Hindernissen führen.

In Kanzleien mit einer negativen Fehlerkultur sind konstruktive Kritik und Kritikfähigkeit Fremdworte. Das Unwissen darüber, wie mit Fehlern umzugehen ist, führt zu Unsicherheit und dazu, dass Angestellte ihre Fehler aus Angst verschweigen.

Fehler, die unter den Teppich gekehrt werden, kommen früher oder später ans Licht. Manchmal so früh, dass damit einhergehende Schäden rechtzeitig abgewendet oder behoben werden können. Nicht selten ist es aber zu spät, sodass die Kosten nicht mehr mit einer Null-Toleranz Fehlerkultur gerechtfertigt werden können.

Grundsätzlich gilt: Je früher ein Fehler eingestanden und daraus gelernt wird, desto besser.

Der Weg zu einer positiven Fehlerkultur

Eine positive Fehlerkultur bedeutet nicht, dass es erlaubt ist, mehr Fehler zu machen. Gemeint ist der richtige Umgang mit Fehlern.

Fragen wie: „Wer war das?“, machen möglicherweise den Schuldigen oder die Schuldige ausfindig, sind aber sehr verurteilend. Eine Frage wie „Warum ist das passiert?“ bringt Sie viel weiter und lässt die Chance, den Fehler und die Gründe dafür zu erklären.

Kommunikation schafft Verständnis

Eine positive Fehlerkultur erfordert eine gute Kommunikationskultur. Nur mit Offenheit und Ehrlichkeit können Fehler ernst genommen, akzeptiert und reflektiert werden. Passiert ein Fehler in Ihrer Kanzlei, sollte ein offenes Gespräch stattfinden, indem die Ursachen identifiziert und eine Lösung gefunden werden.

Die ganze Kanzlei ist gefordert

Die Mitarbeit der ganzen Kanzlei ist notwendig, um eine positive Fehlerkultur zu etablieren. Die Führungskraft sollte dabei als Vorbild vorangehen und eigene Fehler offen ansprechen. Das steigert die Authentizität und das Vertrauen, sodass Angestellte für die angestrebte positive Fehlerkultur offen werden.

Lernpotenzial sichtbar machen

Sobald ein offener Umgang mit Fehlern herrscht, können Sie Fehler als Feedback nutzen und sich und Ihre Kanzlei verbessern. Das kann beispielsweise ein Arbeitsprozess sein, der besser dokumentiert wird oder eine bessere interne Abstimmung, zum Beispiel in Form eines regelmäßigen Kanzleimeetings. Dieses Lernpotenzial bringt Verbesserungen mit sich, die Ihre Angestellten schätzen werden.

Kritikgespräche sind wichtig

Was aber, wenn Fehler erneut auftreten? In diesem Fall sollte die Führungskraft Mut zu einem Kritikgespräch haben. Reflektieren Sie den Fehler gemeinsam und machen Sie die tieferliegende Ursache ausfindig. Sind Rechtsanwaltsfachangestellte durch zu viele Aufgaben überlastet, fehlt die Motivation bei der Arbeit oder ist der Fehler aufgrund von Leichtsinnigkeit passiert?

Fehlerquellen erkennen und beheben

Häufige und wiederkehrende Fehler passieren nicht ohne Grund. Bereits ein einmaliger Fehler kann auf eine Fehlerquelle hindeuten, die langfristig zu weiteren Fehlern führt.

Ergreifen Sie die Initiative und machen Sie die Ursache ausfindig, indem Sie die oben genannten Aspekte einbeziehen. Sprechen Sie mit Ihren Kanzleiangestellten und fragen Sie sie, wo diese mit ihrer Arbeit zufrieden oder unzufrieden sind. So erkennen Sie nicht nur mögliche Fehlerquellen, sondern auch das Verbesserungspotenzial.

Wie angesprochen, liegt der Fehler nicht immer nur an einer einzelnen Person. Es kann auch an Arbeitsabläufen, der internen Koordination oder Überlastung durch zu wenig Personal liegen. Übermäßiger Stress am Arbeitsplatz ist ein Garant für Fehler. Auch dafür gibt es Lösungen.

Sind beispielsweise ein oder zwei Angestellte im Urlaub und Ihre Rechtsanwaltsfachangestellten haben keine Zeit mehr für Pausen, kann das Anwaltssekretariat bei der Anrufannahme und Terminkoordination unterstützen. Fehlerquellen beugen Sie auf diese Weise vor und sorgen für ein besseres Arbeitsklima.

Ein neues Verständnis von Professionalität

Verdeutlichen Sie ein neues Verständnis von Professionalität und fördern Sie das Verantwortungsbewusstsein in der Kanzlei. Fehler aus Unsicherheit zu verheimlichen oder keine Kritik anzunehmen ist der falsche Weg. Mit einer positiven Fehlerkultur werden nicht nur Ihre Angestellten, sondern auch Sie langfristig erfolgreicher sein.