Kaffee im Büro: Kosten eines Kaffevollautomaten gegenüber anderen Lösungen – wann lohnt sich die Anschaffung bzw. Miete?

Kaffee gehört zum Büroalltag einfach dazu. Obwohl der Trend heute zunehmend Richtung Kaffeespezialitäten geht, und nur noch wenige daheim die klassische Filtermaschine nutzen, finden sich in den meisten Betrieben noch immer die älteren Geräte. Dabei ist diese Lösung nicht nur in zeitlicher Hinsicht ein Kostenfresser und führt wegen Zubereitungsdauer und Wartezeit zum Frust. Wer kennt es nicht: Die Diskussionen um die letzte Tasse, wer die nächste Kanne aufbrüht und eventuell sogar die Kaffeekassen-Beiträge.

Für ein angenehmes Betriebsklima und motivierte Mitarbeiter ist die Bereitstellung von frischem Kaffee dennoch ein Muss und man kommt kaum drumherum, sich über das Thema irgendwann einmal Gedanken zu machen.

Zudem steigen die Anforderungen der Kaffeekonsumenten: Wer ihren individuellen Wünschen durch eine Auswahl von Kaffeespezialitäten gerecht werden kann, steigert nachhaltig die Zufriedenheit und kann damit auch die Motivation seiner Angestellten fördern.

Umso besser, wenn sich sogar eine wirtschaftliche und kosteneffiziente Variante anbietet. Eine mögliche Lösung kann die Anschaffung eines Kaffeevollautomaten sein. Der Markt bietet ganz verschiedene Modelle, die unterschiedlichen Anforderungen erfüllen.

Zur Frage, ob und ab wann sich ein Kaffeevollautomat für’s Büro lohnt, bietet die folgende Tabelle anhand einiger Beispielmodelle in verschiedenen Preisklassen und für unterschiedliche Betriebsgrößen einen guten Überblick:

	Privatanwender	Kleines Büro	Mittleres Büro
Tassenverbrauch pro Jahr	2.500	8.000	30.000
Modell	Philips Saeco HD5751	WMF 900 sensor titan	Jura GIGA 5
Anschaffungskosten	330 Euro	1.800 Euro	3.700 Euro
Instandhaltung pro Jahr	150 Euro	500 Euro	1.000 Euro
Stromkosten pro Jahr	500 Euro	1.000 Euro	1.000 Euro
Kosten pro Tasse	0,29 Euro	0,23 Euro	0,09 Euro

(Quelle: www.kaffee-miete.de)

Wie Sie sehen, spielen auch andere Faktoren, wie Wartungskosten und Nutzungsdauer eine Rolle. Diverse Dienstleister bieten inzwischen auch die Miete oder das Leasing der Geräte an. Wer dieses Angebot nutzt, vermeidet hohe Anschaffungskosten und hat über einen Servicevertrag bereits die Wartung und Instandhaltung durch einen Techniker sichergestellt. Den niedrigen laufenden Kosten (auch beim Verbrauch pro Tasse) steht jedoch der Nachteil der langen Vertragslaufzeit gegenüber.

Auf dem Markt befinden sich auch einige Modelle mit Münzeinwurf – auch diese Lösung kann Diskussionen ersparen und die betriebliche Organisation vereinfachen. Dieser Ansatz empfiehlt sich natürlich in erster Linie in öffentlichen Gebäuden und bei sehr großer Betriebsgröße.

Welche Art von Gerät angeschafft wird, hängt also auch von den folgenden Fragen ab, die in die Entscheidungsfindung einfließen sollte:

• Wie viele Personen möchten das Gerät nutzen und wie groß ist der tägliche Tassenverbrauch?
• Sollte die Maschine auch Kaffeespezialitäten wie Cappuccino etc. zubereiten können?
• Ist eine dauerhafte Anschaffung geplant oder ist eine kurzzeitige Miete des Geräts interessant?

Ein Onlinevergleich und die Möglichkeit, verschiedene unverbindliche Angebote einholen zu können, kann bei dieser Entscheidung helfen.

Grundsätzlich gilt: Je größer das Büro, umso mehr lohnt sich der Kaffee-Vollautomat. Sparen können Sie je nach Gerät schon ab einer Betriebsgröße von 5-10 Mitarbeitern. Bei einem langfristigen Einsatz über mehrere Jahre rentiert sich der Einsatz in jedem Fall.