Der erste Eindruck zählt

Wie heißt es so schön: Der erste Eindruck zählt. Das ist nicht bloß ein abgedroschenes Sprichwort, sondern es ist tatsächlich so. Der erste Eindruck, den der Mandant bekommt, wenn er zu einem Gespräch in Ihre Kanzlei kommt, ist unbedingt ernst zu nehmen. Er versucht auszuloten, ob Sie der Richtige sind, um ihn zu vertreten und sein Problem zu lösen. Sie hingegen versuchen, das Anliegen des Mandanten zu verstehen, sein Vertrauen zu gewinnen und die Grundlage für eine gemeinsame Zusammenarbeit zu legen.

Damit der erste Eindruck “sitzt”, ist es sinnvoll, ein paar Grundsätze zu beherzigen. Zusammen mit etwas gesundem Menschenverstand sollte der guten Beziehung zu dem Mandanten (in spe) nichts im Wege stehen.

1. Ansprechende Website

Wir befinden uns im Jahre 2019. Bevor ein Mandant Sie in der Kanzlei aufsucht, wird er Sie gegoogelt haben, um sich Ihre Website anzugucken und so viel Vorabinformationen wie möglich zu sammeln: Ihren Lebenslauf, Erfahrungen, Fachgebiete, Veröffentlichungen usw. Lassen Sie es ihn wissen? Aber natürlich! Es gibt mittlerweile keine Ausrede mehr dafür, keine professionell erstellte Website zu besitzen. Viele Menschen, (insbesondere Blogger, Freelancer) bauen sich ihre Website selbst, andere wiederum geben diese ungeliebte Arbeit lieber ab. Eine vernünftige Website informiert den Mandanten in spe darüber, wer Sie sind und wie Sie arbeiten. Die Menschen möchten – verständlicherweise – wissen, wen sie da mandatieren. Warum also sollten Sie mit den Informationen hinter’m Berg halten?

2. Seien Sie vorbereitet

“Allzeit bereit”, das gilt nicht nur für Pfadfinder, sondern passt auch auf viele Sachverhalte im Anwaltsalltag, insbesondere auf Besprechungen. Wenn Sie z.B. mit einem Firmenchef ein Gespräch haben, aus dem sich ein Mandat ergeben könnte, sollten Sie sich vorher die Firmen-Website anschauen. Insbesondere sollten Sie nach Neuigkeiten Ausschau halten, die ihn oder rechtliche Verwicklungen jeglicher Art beinhalten. Bei Privatpersonen tut es auch eine schlichte Google-Recherche oder der Blick auf die Social Media-Profile. Dabei sollten auch Netzwerke wie Xing oder LinkedIn nicht außer Acht gelassen werden, weil sie auch mögliche Verbindungen zu Dritten offenbaren. Aber das sind ohnehin bereits Selbstverständlichkeiten, oder?

3. Treten Sie professionell auf

Ob berechtigt oder nicht, es ist nun mal so: Leute machen Bemerkungen über das Aussehen, die Kleidung oder das Verhalten von Anwälten und ziehen daraus mögliche Rückschlüsse auf dessen Kompetenz. Darum seien Sie angemessen gekleidet, freundlich, pünktlich und schauen Sie dem Mandanten in die Augen. Insbesondere Pünktlichkeit ist nicht nur ein Zeichen von Professionalität, sondern vermittelt dem Mandanten das Gefühl, dass Sie auch seine Zeit respektieren und hinreichend gut organisiert sind, um Ihren Kalender im Griff zu haben.

4. Organisieren Sie sich

Wie einige Leute einerseits von Ihrem Auftreten und Ihrer Kleidung ggf. auf Ihre Kompetenz schließen, so tun sie es auch im Hinblick auf Ihr Büro. Ein unordentliches Büro assoziieren sie (nicht ganz zu Unrecht) mit einem unorganisierten Geist. Wenn Ihr Schreibtisch mit Ordnern, Akten, Zetteln und Stapeln überladen ist, sollten Sie über ein papierloses Büro nachdenken, um sich besser zu organisieren. Wenn Sie Ihre Dateien in einer Cloud ablegen, haben Sie genug Speicherplatz und von überall auf der Welt darauf Zugriff.

5. Zuhören und Kommunizieren

Von dem Moment an, in dem der Mandant zu Ihrer Tür hereinkommt, sollten Ihr Fokus, Ihre Konzentration und Ihre Aufmerksamkeit zu 100% ihm gelten. Ihm und nichts anderem. Ignorieren Sie alle Ablenkungen und fokussieren Sie sich nur darauf, was der Mandant Ihnen sagt (und bestenfalls auch darauf, was er eben nicht sagt)! Demonstrieren Sie ihm Ihre Aufmerksamkeit, indem Sie nachhaken und gezielt Fragen stellen. Zur Gesprächsvorbereitung gehört es auch, dass Sie sich die zu stellenden Fragen vorab aufschreiben, um sich den Sachverhalt etc. zu erschließen, und überlegen, was die möglichen nächsten Schritte wären. Vorteilhaft wäre es auch, die Gebührenfrage transparent zu beantworten, wenn diese aufkommen sollte. Sofern es sich um einen Sachverhalt mit teilweise emotionaler Komponente handelt (z.B. Mobbing am Arbeitsplatz oder Scheidung), zeigen Sie ein gewisses Mitgefühl und Empathie. Vermeiden Sie Juristenjargon, kommunizieren Sie so einfach und klar wie möglich.

6. Seien Sie ehrlich

Neue Klienten sind Menschen, die ein Problem haben und eine Lösung benötigen. Sie kommen durch Ihre Kanzleitür mit einer Mischung aus Hoffnung und Erwartung. Ihre Aufgabe ist es, mit diesen Erwartungen professionell umzugehen, ohne evtl. sämtliche Hoffnungen zu zerstören. Das bedeutet in Einzelfällen, dass Sie Ihrem Mandanten Dinge sagen müssen, die ihm nicht gefallen werden. Es ist notwendig, offen und ehrlich zu sein, denn letztlich erwarten das die Mandanten auch. Sie werden nicht angeheuert, um die Dinge schönzureden. Manch einer wird die bittere Wahrheit dennoch nicht hören wollen, und es kann sein, dass manch ein Mandat schneller endet, als man gucken kann. Doch die Leute werden Sie mehr respektieren, wenn Sie ihnen die harte Wahrheit nicht vorenthalten und nicht ständig alles mit verbalem Zuckerguß überziehen. Man wird Sie dennoch engagieren, weil Sie Gradlinigkeit ausstrahlen.

7. Zuversicht und Kompetenz

Leute, die Anwälte anheuern, wollen nicht bloß Ehrlichkeit, sie wollen eine Art Sicherheit. Sie wollen tief in ihrem Innersten – da, in der Magengegend, wo man sonst immer dieses flaue Gefühl hat, wenn etwas nicht stimmt – das Gefühl haben, dass sie in guten Händen sind. Sie möchten das Gefühl haben, mit Ihrer Mandatierung die richtige Wahl getroffen zu haben. In dem “rechtlichen Sturm”, dem sie privat oder beruflich offenbar gerade ausgesetzt sind, möchten sie eine Art Anker finden. Einen Halt. Einen Ort der Ruhe. Jemanden, der es für sie richten wird. Das mag alles pathetisch klingen, ist aber zutiefst menschlich.

8. Skizzieren Sie die Zukunft

Vergegenwärtigen Sie sich noch einmal: Das erste Aufeinandertreffen zwischen Anwalt und Mandant legt das Fundament einer gedeihlichen Zusammenarbeit. Ein guter erster Eindruck und der daraus bestenfalls resultierende Vertrauensvorschuss sind nicht zu unterschätzen. Wenn der Mandant nach dem ersten Gespräch mit Ihnen die Kanzleitür hinter sich schließt, sollte er die Gewissheit haben, dass er verstanden wurde, gut aufgehoben ist und darauf vertraut, dass Sie – sein Anwalt – bereits an einer Strategie feilen, die Kohlen für ihn aus dem Feuer zu holen.

 

Skizzieren Sie die nächsten Schritte: Was ist vonseiten des Mandanten zu tun? Wie wird der weitere Prozess verlaufen? Wie lang wird es dauern? Wie wollen Sie miteinander kommunizieren? Und nicht zuletzt: Welche Gebühren und Kosten hat der Mandant (ungefähr) zu erwarten?

 

Bevor Sie auseinandergehen, sollten Sie Ihrem Mandanten versichern, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen und alles dafür tun werden, das Beste für ihn herauszuholen. Sie sollten ihm nicht das Blaue vom Himmel versprechen, aber dass Sie alles tun werden, was in Ihrer Macht steht.