Die Grundprinzipien einer erfolgreichen Kanzlei

Ob Sie nun als einsamer Wolf eine Kanzlei führen oder bereits Partner einer kleinen Sozietät sind, es gibt ein paar Grundprinzipien des Kanzleimanagements, die Sie im Blick haben sollten, um den Erfolg Ihres Tuns zu sichern.

Strategie

Dem großen Ganzen sollte eine gewisse Strategie zugrunde liegen. Manch einer läuft aber Gefahr, zu sehr an der Strategie zu feilen und kaum Zeit zu haben, sie überhaupt umzusetzen. Konzentrieren Sie sich auf die Basics und machen Sie einen Schritt nach dem anderen.

Marketing

Die Wichtigkeit von Kanzleimarketing wird noch von vielen kleineren Kanzleien unterschätzt. Mittlerweile kann man sagen, dass eine Kanzlei gänzlich ohne Marketingaktivitäten vermutlich auf lange Sicht finanziell auf der Stelle dümpeln, wenn nicht gar eingehen wird. Überlegen Sie sich, wie Sie einen Anwalt suchen würden. Schlagen Sie das Telefonbuch auf wie noch in den 80er Jahren? Nein. Sie fragen im Bekanntenkreis nach Empfehlungen, noch wahrscheinlicher ist es aber, dass Sie Google befragen. Wenn ein Anwalt dann weder eine gute Internetpräsenz hat noch bei Google gut rankt, wird er nur noch unter “ferner liefen” geführt und nicht entdeckt. Andere machen dann das Rennen.

Kanzleimarketing bietet viele Möglichkeiten, doch nicht alle passen zu jeder Kanzlei. Das Marketing sollte präzise auf die Art der Mandanten und das jeweilige Bedürfnis abgestimmt sein. Lassen Sie sich fachkundig beraten.

Mandantenakquise

Sobald das Marketing rund läuft, ist die Mandantenakquise ein Selbstläufer, da sie ja im Fokus der Marketingaktivitäten liegt.

Service

Der Service muss stimmen. Wenn Sie keinen guten Service bieten, werden Interessenten nicht zu Mandanten, Mandanten wechseln womöglich und richtig gutes Personal wird anderswo anheuern. Service bedeutet u.a., dass die Kommunikation nach außen klappt, die Website vernünftig und ansprechend gestaltet ist, die Gebühren transparent kommuniziert werden, Sie sich als Arbeitgeber einen guten Namen gemacht (bzw. verdient) haben usw.

Personal

Wenn das Marketing optimal läuft, Ihr Service gut ist und die Mandanten Ihnen die Bude einrennen, werden Sie mehr Personal brauchen, denn nur mit entsprechendem Personal werden Sie wiederum Ihren Service auf dem hohen Niveau gewährleisten können. Machen Sie hier nicht den Fehler, der vielen Ihrer Kollegen passiert: Sparen Sie nicht am falschen Ende. Ihr Personal ist Ihr Aushängeschild, Ihre Unterstützung und das Team, mit dem Sie pro Woche viel Zeit verbringen, also wählen Sie es weise. Erinnern Sie sich an den Spruch: “Pay peanuts, get monkeys.” Der Markt strotzt nicht gerade vor gutem Personal und es ist so, dass die richtig Guten sich aussuchen können, wo sie anheuern, sowohl die Anwälte als auch juristische Mitarbeiter und Sekretariatskräfte. Wenn Sie jedoch bereit sind, Geld für hervorragende Mitarbeiter in die Hand zu nehmen, diese an den richtigen Stellen zu suchen und auch noch wissen, was es ausmacht, ein guter Chef zu sein, dann sollte es kein großes Problem sein, Talente an Ihre Kanzlei zu binden.

Ausstattung

Im Jahre 2019 sollte Ihre Büroausstattung nicht mehr dem Stand der 90er Jahre entsprechen, sowohl Möbel als auch die Technologie betreffend. Insbesondere die technische Ausstattung wird mit zunehmender Digitalisierung aller Bereiche immer wichtiger. Ob Weiterleitung der Anrufe an einen externen Dienstleister, optimales Website-Design, flüssige Rechnungsstellung oder solides Kanzleimarketing, alles ist von Technik durchdrungen, und Sie sollten sich diesbezüglich von Fachleuten beraten lassen.

Prozesse

Über Jahre dieselbe Tätigkeit immer gleich auszuführen, ist in der Regel ineffizient. Ob nun der Umgang mit Anrufen, die Beantwortung von E-mails, die Terminierung von Beratungsgesprächen, die Mandantenakquise oder die Personalsuche: Es sollten ausgereifte Prozesse implementiert, aus Fehlern gelernt und die Prozesse permanent angepasst werden. Das ist enorm wichtig für die Profitabilität, weil so sukzessive mehr Arbeit in weniger Zeit und mit weniger Personal und somit kostengünstiger erledigt werden kann.

Die Prozessabläufe sollten – insbesondere für neue Mitarbeiter – schriftlich fixiert worden sein. Die ganz Modernen halten so etwas bereits in kleinen Videos fest. Neue Mitarbeiter brauchen so nicht stets zeitaufwändig eingearbeitet werden, sondern können (ggf. auch mehrmals) das Video gucken und werden so mit bestimmten Aufgaben vertraut gemacht.

Raum

Wenn die Mandanten Schlange stehen und die Bewerber an der Tür kratzen, werden Sie mehr Platz für neuen Büroraum brauchen. Den sollten Sie aber auch wirklich erst suchen, wenn es soweit ist. Manch einer meint, schon üppige Räume in bester Lage anmieten zu müssen, um vermeintlich mit anderen mitzuhalten oder schlichtweg zu blenden (Mitbewerber und Mandanten). Das sollten Sie nicht nötig haben. Lassen Sie Ihre Arbeit und Ihren Charakter für sich sprechen, nicht Ihre Kanzleiadresse. Die Befürchtung, die hohe monatliche Miete langfristig nicht stemmen zu können, ist weitaus unangenehmer und wird von den Momenten, in denen Sie sich mit Ihrer Adresse brüsten können, nicht aufgewogen. Im Gegenteil: Womöglich suggerieren Sie sogar Ihren Mandanten, Sie seien teurer als Sie es de facto sind, wenn Sie den Eindruck erwecken, an so einer noblen Adresse müsse ja jemand praktizieren, der hohe Gebühren berechnet.

Geld

Apropos Raum: Verstricken Sie sich nicht in Mietverträgen o.ä. mit langen Laufzeiten, wenn Sie die Entwicklung Ihrer Kanzlei über diesen Zeitraum noch gar nicht absehen können. Insbesondere am Anfang, wenn der Rubel vielleicht noch nicht so einfach rollt, sollten Sie beachten, sich nicht zu viele Verbindlichkeiten ans Bein zu binden. Und: Regeln Sie Ihre Finanzen nicht selbst. Dafür gibt es Steuerberater. Zeit ist Geld. Klingt abgedroschen, ist aber wahr. Doch das haben Sie ja schon unter dem Punkt “Prozesse” gelesen.

Zahlen

Behalten Sie – bestenfalls mittels kompetenter Partner und Mitarbeiter – Ihre Zahlen im Blick. Neben den Faktoren, die Ihr Steuerberater oder Kanzleimanager für Sie auswertet, sollten z.B. auch solche Fragen aufgeworfen werden: Wie viele Mandanten wurden auf welchem Wege pro Monat geworben? Oder wie viele Termine wurden zu welchem Zweck vereinbart? Bestenfalls sollte die Analyse der Antworten einer direkten Verbesserung der Prozesse dienen.

Persönlichkeitsentwicklung

Persönlichkeitsentwicklung ist längst kein Esoterikkram mehr, sondern ein ernst zu nehmender Faktor, der Sie enorm aus dem Feld Ihrer Mitbewerber abheben kann. Blicken Sie über den Tellerrand, besuchen Sie Seminare, lesen Sie Bücher, netzwerken Sie mit anderen, auch branchenübergreifend, und lernen Sie. Ihr Leben lang. Bilden Sie Mastermind-Gruppen zum Austausch mit anderen erfolgreichen Anwälten. Verlassen Sie regelmäßig Ihre Komfortzone und verlieren Sie die Angst vor einem solchen Schritt. Das lässt Sie wachsen und groß werden, innerlich und äußerlich.

Alles Gute für Sie!