7 Zeitmanagement-Tipps für Anwält:innen – kleine Veränderungen bewirken viel

Zeitdruck und Überstunden in der Kanzlei haben mit diesen 7 Zeitmanagement-Tipps für Anwält:innen keine Chance mehr. Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll.

Themenübersicht:

Wenn die Zeit nicht ausreicht…
7 effektive Zeitmanagement-Tipps
Nehmen Sie sich Zeit für das Zeitmanagement

Wenn die Zeit nicht ausreicht…

Ein voller Terminkalender, ein durchgeplanter Tag und gefühlt keine Zeit mehr für das Wesentliche. Wenn Anwält:innen im Arbeitsalltag die Zeit wie Sand durch die Finger rinnt, sollten Mittel und Wege gefunden werden, um wieder mehr von dem wertvollen Gut Zeit für die wertschöpfenden Tätigkeiten nutzen zu können.

Kleine Veränderungen können bereits viel bewirken und dort Zeit schaffen, wo Sie es vielleicht nicht einmal für möglich halten.

7 effektive Zeitmanagement-Tipps

Wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst, können Sie sich einen oder mehrere der folgenden sieben Tipps annehmen und Ihren Arbeitstag effizienter gestalten.

1. Mit Plan konzentrierter arbeiten

Mit einem Plan kommt man schneller ans Ziel. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag am besten, indem Sie sich am Abend zuvor eine Liste machen, auf der alle Aufgaben stehen, die am nächsten Tag erledigt werden müssen.

Anwält:innen sollten sich nicht nur klare Ziele setzen, sondern auch Ablenkungen vermeiden. Dazu zählen Anrufe, die nicht dringend sind, Benachrichtigungen auf dem Smartphone, welche die Konzentration stören und spontane Aufgaben wie das Beantworten einer E-Mail, die am Bildschirm aufpoppt.

Mit Konzentration auf das Wesentliche können Sie Ihre eigentliche Aufgabe schneller erledigen und haben im Nachhinein mehr Zeit, sich um all die anderen Dinge zu kümmern.

2. Verantwortungsbereiche festlegen

Sind Sie bei gefühlt jeder Aufgabe involviert, obwohl das gar nicht nötig wäre? Geben Sie Verantwortung ab und legen Sie klar fest, welche Entscheidungen zum Beispiel Ihre Rechtsanwaltsfachangestellten selbst treffen können.

Indem andere genau wissen, welche Aufgaben sie selbstständig übernehmen können, müssen Sie nicht mehr ständig delegieren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit ein und werden nicht mehr so oft bei Ihrer Tätigkeit unterbrochen.

3. Ressourcen effizienter einsetzen

Wie viele verschiedene Softwareprogramme nutzen Sie in Ihrer Kanzlei? Und wie viele davon nutzen Sie so effizient wie möglich? Oftmals steckt mehr in diesen Programmen, als angenommen wird. Prüfen Sie daher, ob der Funktionsumfang die Arbeitsschritte in der Kanzlei noch zeitsparender gestalten kann.

Neben internen Ressourcen kann auch von extern Unterstützung in die Kanzlei eingebracht werden. Sind beispielsweise Anrufe für die Terminvereinbarung oder den Erstkontakt mit Mandant:innen ein ständiger Unterbrecher bei der Arbeit, können Sie das Anwaltssekretariat für die Anrufannahme und Terminkoordination einplanen.

4. Ungesunden Perfektionismus ablegen

Genauigkeit und Gewissenhaftigkeit sollten in jeder Kanzlei gelebt werden. Ein gesundes Maß an Perfektionismus ist in Rechtsberufen unabdingbar. Übertriebener Perfektionismus ist jedoch kontraproduktiv. Wenn die eigenen Erwartungen zu hoch gesetzt und Aufgaben allzu akribisch abgearbeitet werden, führt das in vielen Fällen nicht nur zu Unzufriedenheit, sondern raubt auch Zeit. Ungesunder Perfektionismus ist ein Zeitfresser, der Anwält:innen unter Druck setzt und in Stress geraten lässt.

Erinnern Sie sich an die Opportunitätskosten, die mit Perfektionismus verbunden sind. Das Pareto-Prinzip kennen Sie sicher. Fragen Sie zudem Kolleg:innen um eine Rückmeldung, wenn Sie sich unsicher sind. So sparen Sie sich die Zeit für unnötiges Grübeln und den Versuch, etwas noch perfekter zu machen, als es bereits ist.

5. Produktiver arbeiten mit Zeitmanagement-Methoden

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, eine Zeitmanagement-Methode einzusetzen? Es gibt verschiedene Techniken, um Zeit besser einzuteilen und zu nutzen. Eine davon ist das sogenannte Timeboxing.

Beim Timeboxing legen Sie einen Zeitraum fest, in dem eine bestimmte Aufgabe bearbeitet werden soll. Durch die Begrenzung der Zeit arbeiten Sie effizienter, da Sie ein konkretes Ziel vor Augen haben. Es gibt weiche und harte Timeboxen, die nach Bedarf flexibler und strenger gestaltet werden können. Bei einem Meeting lohnen sich zum Beispiel harte Timeboxen, damit alle Themen während dem Termin besprochen werden können.

6. Mandant:innen informiert halten

Erhält Ihre Kanzlei sehr häufig Anrufe, weil Ihre Mandant:innen Rückfragen zum aktuellen Status haben oder sich über die nächsten Schritte informieren möchten? Dann müssen Ihre Rechtsanwaltsfachangestellten Akten öffnen und den letzten Stand heraussuchen, um die Fragen der Mandant:innen zu beantworten. Nicht selten kommt es vielleicht vor, dass Sie als Anwältin oder Anwalt zusätzlich in diesen Prozess miteinbezogen werden.

Neue Arbeitsabläufe helfen, die zeitaufwendigen Anrufe zu reduzieren. Automatische Informationsschreiben per E-Mail, ein PDF mit generellen Informationen zum Ablauf eines Mandats und das Aufklären über die nächsten Schritte bereits während eines Gesprächstermins beseitigen Unsicherheit oder Unwissenheit und somit Rückfragen – sowohl telefonisch als auch per E-Mail.

7. Mit Routinen alles besser im Griff

Routinen erleichtern das Leben und geben Ihrem Arbeitstag Struktur. Und keine Sorge, dazu müssen Sie nicht unbedingt die typische Routinearbeit ausführen.

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit ständig unterbrochen werden, zum Beispiel durch Nachfragen des Sekretariats, können Sie routinemäßig einen bestimmten Zeitblock einplanen, um diese Fragen gebündelt zu besprechen. Oder müssen Sie viele Rückrufe tätigen? Machen Sie auch das in einem Durchgang, am besten zu einer bestimmten Zeit am Tag. Auf diese Weise wissen Sie genau, wann Sie Ihre Zeit für andere Dinge einplanen können und brauchen sich währenddessen keine Gedanken mehr machen, wann Sie für was Zeit finden sollen.

Nehmen Sie sich Zeit für das Zeitmanagement

Investieren Sie Ihre Zeit, um einige der Tipps in Ihrer Kanzlei zu etablieren. Sie müssen Ihre bisherigen Arbeitsabläufe und Strukturen nicht von heute auf morgen komplett verändern. Starten Sie mit einem Tipp, setzen Sie diesen um und nehmen Sie sich dann des Nächsten an. Langfristig werden Sie bemerken, dass Sie und die gesamte Kanzlei effizienter arbeiten und der Faktor Zeit keine allzu große Herausforderung mehr darstellt.