Die ersten Schritte zur papierlosen Kanzlei

Seit Beginn des digitalen Zeitalters befinden sich viele Unternehmen und Kanzleien auf dem Weg zum ultimativen Ziel des papierlosen Büros. So wird der traditionelle Schriftverkehr immer weniger und auch die Ablage schrumpft dank der elektronischen Akten auf ein Minimum. Allerdings wird eine Kanzlei, die komplett ohne Papier auskommt erst dann Realität, wenn auch die Gerichte den digitalen Rechtsverkehr anerkennen.

Dennoch lohnt es sich, schon jetzt die digitale Umstellung in Ihrer Kanzlei zu beginnen. Nicht zuletzt, weil Sie dadurch effektiver Arbeiten können und neben Zeit vor allem Geld sparen!

Wie Sie Ihr Büro und Ihre Arbeitsabläufe schon jetzt auf die elektronische Zukunft umstellen können, erfahren Sie in diesem Beitrag!

Papierlose Kanzlei – 1. Schritt: Der digitalisierte Posteingang

Ihr erster Schritt in Richtung papierlose Kanzlei sollte darin bestehen, Ihren Posteingang zu digitalisieren. Das bedeutet, alle eingegangenen Dokumente werden nach dem Öffnen sortiert, gescannt und digital abgelegt.

Am besten eignet sich dazu ein Kopiergerät beziehungsweise Scanner, der Ihre Dokumente nicht nur stapelweise, sondern zudem beidseitig verarbeitet. Wichtig ist, dass zunächst ein exaktes Abbild der eingegangenen Schriftstücke entsteht. Am besten eignen sich dazu die Dateiformate PDF und JPG. In einem weiteren Arbeitsschritt können Sie außerdem eine Texterkennungssoftware einsetzen, um die spätere Bearbeitung des digitalen Posteingangs zu erleichtern.

In der sogenannten Hybrid-Phase der Umstellung sollten Sie alle eingegangenen Dokumente nicht nur digital, sondern nach wie vor traditionell in Ordnern archivieren. Falls Sie die Dokumente allerdings nicht mehr im Original, sondern ausschließlich elektronisch aufbewahren möchten, ist es notwendig, die gescannten Kopien mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel zu versehen.

Papierlose Kanzlei – 2. Schritt: Archivieren in der elektronischen Akte

Um Ihren digitalen Posteingang in die jeweiligen E-Akten abzulegen, benötigen Sie ein gutes und insbesondere übersichtliches System. Je nachdem, wie groß Ihre Kanzlei ist, reichen die Ordner in Ihrem Betriebssystem vollkommen aus. Für eine große Anzahl von Akten ist die Nutzung eines Document Management Systems (DMS) empfehlenswert. Darin werden die Akten nicht nur strukturiert angelegt, sondern sind dank Metadatenerfassung auch schnell auffindbar.

In der digitalen Akte werden nicht nur gescannte Dokumente archiviert. Neben dem Schriftverkehr haben Sie im digitalisierten Büro der Zukunft zudem die Möglichkeit Sprachmemos und sonstige Aufzeichnungen ohne Abtippen von Ihrem Diktiergerät oder Smartphone direkt in der Akte abzulegen. Beachten Sie dabei, dass Sie auch bei digitalen Dokumenten die geltenden Aufbewahrungsfristen für anwaltliche Dokumente einhalten müssen.

Papierlose Kanzlei – 3. Schritt: Umstellung für den Postausgang

Auf einen digitalen Postausgang umzustellen braucht etwas mehr Vorarbeit. Zunächst sollten Sie sich mit Klienten, Partnern und anderen Kanzleien absprechen, ob eine ausnahmslos digitale Korrespondenz akzeptiert wird.

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie alle Dokumente vor der elektronischen Übermittlung handschriftlich signieren. Hierfür benötigen Sie eine Signaturkarte, einen Chipkartenleser und in den meisten Fällen außerdem eine Signatursoftware wie zum Beispiel den kostenlosen SecSigner 5.

Papierlose Kanzlei – 4. Schritt: Die Komplettlösung der Kanzleisoftware

Die oben stehenden Punkte sind die ersten Schritte auf dem langen Weg zum komplett papierfreien Büro. Sie können diese Schritte entweder alleine oder mithilfe einer speziellen Kanzleisoftware gehen. Die Software hat dabei den Vorteil, das nicht nur die bisher angesprochenen Punkte effektiv und schnell umgestellt beziehungsweise erledigt werden können, sondern zusätzlich noch viele andere Dinge!

So werden beispielsweise nicht nur Ihre Dokumente,der Postein- und Ausgang sowie die Archivierung von der Software verwaltet, sondern auch die Mandantendatenbank, offene Projekte und die Finanzbuchhaltung. Viele Programm sind zudem mit einer Diktierfunktion und Spracherkennung ausgestattet, wodurch die Digitalisierung im Kanzleialltag zum Kinderspiel wird.

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Anbieter für Kanzleisoftware. Bei der Wahl des richtigen Programms für Ihr Anwaltsbüro spielen Faktoren, wie die Größe und Art Ihrer Kanzlei, Ihr verwendetes Betriebssystem sowie die gewünschten Funktionen eine Rolle. Die Auswahlhilfe der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement hilft Ihnen mit nur wenigen Mausklicken eine passende Software zu finden und Ihren Weg in die Kanzlei der Zukunft zu starten!