Checkliste – Kostenquote der Kanzlei verbessern

Vielleicht nehmen Sie sich, so wie die meisten kleinen und großen Kanzleien, immer mal wieder vor, Ihre Kosten genauer unter die Lupe zu nehmen und aktiv nach Einsparungspotenzialen zu suchen. Ein sehr vernünftiger Gedanke, der oftmals aber an der Umsetzung scheitert. Zum einen sind viele Kanzleiinhaber so beschäftigt, dass sie einfach keine Zeit dafür finden, zum anderen fühlen sie sich angesichts der Größe und Komplexität des Themas abgeschreckt. Wo soll man da bloß anfangen? Dass jemand keine Zeit für die wichtige Arbeit an den Kanzleikosten findet, sollte unserer Ansicht nach kein Argument sein. Ziehen Sie sich einen Tag lang aus dem Tagesgeschehen zurück und leiten Sie Ihre Telefonanrufe zu Ihrer Sekretärin von Anwaltssekretariat um. Ihre Kanzlei wird davon nicht unter gehen – garantiert! Was die Frage nach dem „Wo anfangen?“ angeht, wollen wir Ihnen mit dieser Checkliste ebenfalls den Start erleichtern:

Phase 1 – Bestandsaufnahme

• Gesamtkosten zusammenstellen (monatlich und jährlich)
• Einzelne Positionen auf der betriebswirtschaftlichen Auswertung durchgehen
• Fixkosten-Quote ermitteln

Phase 2 – Analyse

• Dauerschuldverhältnisse prüfen – besteht z.B. die Möglichkeit, Miete, Versicherungen, Darlehenskonditionen neu zu verhandeln?
• Ist das Werbebudget richtig genutzt, insbesondere unter Berücksichtigung des Internets?
• Was mache ich selbst, könnte es aber günstiger von Spezialisten erledigen lassen? (z.B. Telefonbearbeitung, Kanzleidesign, Lektorat wichtiger Texte, Pressemitteilungen…)
• Wofür gebe ich noch Geld aus, obwohl ich es kostenlos bekommen kann? (z.B. Telefonkonferenzen, pdf-Software, Gesetzessammlungen, Zins- und Kostenrechner …)

Phase 3 – Umsetzung

• Neuverhandlung von Miete und Versicherungen
• Externe Dienstleistungen nutzen – als Ergänzung bzw. dort, wo eigene Mitarbeiter nicht ausgelastet oder teurer wären (z.B. Bürodienstleistungen durch Anwaltssekretariat)
• Technikeinsatz optimieren, z.B. durch Umstellung auf elektronischen Rechtsverkehr und sichere elektronische Mandantenkommunikation
• Sparpotential: Büromaterial online kaufen