5 Tipps für eine effiziente Kanzleiorganisation

Mit einer erfolgreichen Kanzleiorganisation steht und fällt die Effizienz einer Anwaltskanzlei, denn erst eine gut strukturierte Organisation ermöglicht effiziente Arbeitsprozesse und erlaubt die optimale Betreuung von Mandanten. Deshalb ist es äußerst ratsam, in funktionierende Strukturen zu investieren, die den Erfolg der Kanzlei langfristig absichern. Dabei gibt es viele Ansatzpunkte, um für eine optimale Kanzleiorganisation zu sorgen. Und diese müssen nicht unbedingt teuer sein. Oft werden am einfachsten und günstigsten Ergebnisse erzielt, indem vorhandene Strukturen und Prozesse verbessert werden, anstatt Unsummen in völlig neue Systeme zu investieren. Mit kleinen, sorgfältig geplanten und ausgeführten Änderungen werden auf diese Weise Abläufe geschaffen, welche die Kanzleiorganisation nachhaltig sichern und zugleich die finanziellen und zeitlichen Kapazitäten nicht überfordern.

Vorteile einer effizienten Kanzleiorganisation

Die Optimierung der Arbeitsprozesse bringt in vielen Bereichen Vorteile, die der Kanzlei zeitlich, organisatorisch und finanziell neue Spielräume eröffnen. Dazu gehören insbesondere

• Verbesserungen beim Qualitätsmanagement durch effizientere Abläufe und klarere Kommunikation
• mehr Zeit für die Mandate und Mandanten
• höhere Servicequalität
• Einsparungen im Kanzleimarketing aufgrund des besseren Rufs
• Umsatzsteigerung durch die Gewinnung zusätzlicher Mandate
• eine bessere Ausnutzung vorhandener Ressourcen
• bessere Kontrolle von Fristen
• finanzielle Sicherheit

Wie die Kanzleiorganisation optimiert werden kann

Eine korrekt betriebene Kanzleiorganisation ist eine umfangreiche Aufgabe. Zu den Hauptelementen, die zu einem reibungslosen Ablauf beitragen, gehören die im Folgenden aufgeführten Bestandteile.

1. Eine detaillierte Zeiterfassung

Nicht nur für die Abrechnung ist eine funktionierende Zeiterfassung unerlässlich zur effektiven Führung einer Kanzlei. Neben der Honorarberechnung ist sie immanent wichtig für die detaillierte Aufstellung der geleisteten Arbeit sowie deren Analyse. Mit ihrer Hilfe kann die Produktivität der Kanzlei kontrolliert werden, was ein regelmäßiger Bestandteil der Kanzleiorganisation sein sollte. Deshalb ist es wichtig, ein funktionierendes Zeitmanagement einzuführen. Softwaresysteme (siehe unten) unterstützen eine detaillierte Zeiterfassung.

2. Sicherstellung eines funktionierenden Rechnungswesens

Zu den wichtigsten administrativen Aufgaben einer Kanzlei gehört ein reibungsloses Berichts- und Rechnungswesen. Dieses fußt unmittelbar auf der Zeiterfassung, da mit ihrer Hilfe die abrechenbaren Stunden der Anwälte zusammengestellt werden, welche die Basis für die Erstellung von Honorarabrechnungen sind. Diese müssen, wie auch die Abrechnungen für Anwälte und Angestellt der Kanzlei, absolut korrekt und fehlerfrei erstellt werden, da Fehler unmittelbar zu Lasten der Reputation wie auch der betriebsinternen Kalkulation gehen.

3. Anschaffung der richtigen Kanzleisoftware

Der Einsatz einer effektiven Software zur Steuerung der Kanzlei sorgt dafür, dass die anfallenden Aufgaben effektiv und zeitsparend erledigt werden. Somit geht die Software weit über die reine Übermittlung und Kommunikation von Daten hinaus und beinhaltet zudem eine umfassende Mandantenverwaltung und Archivierung.

Für Kanzleien steht eine große Anzahl an Softwaresystemen zur Verfügung. Neben Angeboten aller Preisklassen gibt es auch kostenlose Systeme für Einsteiger. In jedem Fall sollten vor der Anschaffung der Software der mittel- bis langfristige Bedarf und der zur Verfügung stehende finanzielle Spielraum geklärt sein, wenn man sich nach der aufwändigen Implementierung nicht schon bald wieder nach einem neuen System umsehen will.

4. Prozesse und Kompetenzen festlegen

Die grundsätzlichen Arbeitsprozesse innerhalb und außerhalb der Kanzlei sollten für alle Mitarbeiter als Handlungsanweisung fixiert sein. Auf diese Weise entsteht Routine, was die Produktivität steigert. Zusätzlich ergibt sich daraus ein einheitliches Auftreten, was dem Renommee der Kanzlei im Außenverhältnis zu Gute kommt. Gleiches gilt für die Zuweisung und Festlegung von Kompetenzen der Mitarbeiter, welche schriftlich niedergelegt werden sollten. Wenn jedem seine Aufgaben, Rechte und Pflichten bekannt sind, wird das Konfliktpotential reduziert. Dazu steigert die Übertragung von Kompetenzen die Motivation Einzelner, was sich ebenfalls positiv auf die Leistung und das Betriebsklima auswirkt.

5. Strukturen von Zeit zu Zeit überprüfen

Die Abläufe einer einmal gefundenen Organisation sind nicht für alle Zeiten festgeschrieben. Deshalb bietet es sich an, von Zeit zu Zeit die Strukturen auf ihre Effizienz und Aktualität zu überprüfen. Insbesondere sollte dies geschehen, wenn

• personelle Änderungen in der Kanzlei anstehen (bei Anwälten oder Mitarbeitern/Assistenten)
• sich der Themenschwerpunkt der Kanzlei ändert
• generell bei starkem Wachstum oder Fusionen
• wesentliche Investitionen nötig werden (zum Beispiel in neue Softwaresysteme)
• Beschwerden, Fristversäumnisse oder Haftungsfehler zunehmen
• sich das Arbeitsaufkommen stark verändert

Eine effiziente Kanzleiorganisation wirkt sich doppelt positiv aus: Zum einen fördert sie die Arbeitsstrukturen innerhalb der Kanzlei. Darüber hinaus steigert sie durch die verbesserten Prozesse Zufriedenheit und Ansehen der Kanzlei bei Mandanten und Geschäftspartnern. Der so erworbene gute Ruf samt abgestimmten Aktionen im Kanzleimarketing bilden die Grundlage für Weiterempfehlungen und die Gewinnung neuer Mandanten. Die Investition in eine funktionierende Kanzleiorganisation zahlt es sich also in jedem Falle aus.