5 Dinge, die Ihr Sekretär besser kann als Sie

Sie haben eine Kanzlei gegründet und aufgebaut – vielleicht zu Beginn sogar noch ganz allein. Sie haben dabei vielleicht lange alles selbst erledigt: Vom ersten Kundengespräch bis zum Tippen der Briefe. Wer neu startet, hat nicht gleich einen Assistenten.

Mit der Zeit sind das Budget und vielleicht auch das Selbstwertgefühl gestiegen – im wortwörtlichen Sinne: Ihre Stunden wurden so viel wert, dass es sich gelohnt hat, einen Assistenten oder eine Sekretärin einzustellen. Vielleicht sind Sie auch gerade erst an diesem Punkt angekommen und überlegen, ob Sie das tun sollten. Es kann sich definitiv lohnen, einen Sekretär zu beschäftigen, denn viele Aufgaben kann eine Fachkraft besser erledigen als Sie selbst.

In diesen fünf Punkten ist Ihnen Ihre Assistentin sicher überlegen:

Routineanrufe und -E-Mails erledigen

Termine vereinbaren, einen Rückruf erledigen, noch einmal nachfragen: All diese Dinge kosten Zeit und verbrauchen Energie, die für anstrengende oder wichtigere Aufgaben dann nicht mehr zur Verfügung steht. Ihr Sekretär kann sie aber genauso gut oder besser erledigen – immerhin kann er sich am Telefon ohne Probleme knapp fassen, während Sie vielleicht in Nachfragen zu einem Fall oder ähnliches verwickelt werden. Solche Nachfragen brauchen Zeit und haben ihren Platz –aber nicht zu den Zeiten für Routineaufgaben.

Post und E-Mails filtern

Ihre Sekretärin bearbeitet Ihre Post garantiert schneller als Sie. Denn sie kann sich ganz auf diese Routinetätigkeit und das Verarbeiten konzentrieren. Sie wird nicht von einem Brief zum Beispiel daran erinnert, sich noch mal über einen Fall zu informieren oder etwas nachzulesen.

Lassen Sie Ihre Post vorsortieren – dann ist im richtigen Moment Zeit für die wichtigen Briefe und einfache Anfragen können vorverarbeitet werden.

Den Computer bedienen

Das klingt sehr altmodisch und aus einer Zeit kommend, als nur wenige Menschen einen Computer hatten. Natürlich können Sie mit Ihrem Computer, Tablet und Smartphone umgehen. Hier geht es aber um spezifische Fähigkeiten: Auch wenn „Office bedienen“ in vielen Lebensläufen als Selbstverständlichkeit gar nicht mehr aufgeführt wird: Können Sie wirklich einen Serienbrief erstellen, automatische Dateivervollständigung nutzen und Dokumente für die Ansicht als pdf-Datei optimieren?

Anstrengende Klienten abwimmeln

Anrufe, die Sie persönlich entgegennehmen, können Sie wesentlich schlechter abwimmeln. Sie können immerhin kaum behaupten, Sie seien gerade nicht da oder verhindert. Von sich selbst zu erklären, man sei gerade beschäftigt, kommt nicht gut an. Immerhin sagen Sie Ihrem Klienten damit ins Gesicht, dass Sie zurzeit wichtigere Aufgaben haben als ihn.

Eine Sekretärin kann dagegen geübt Anrufer auf einen späteren Termin verweisen und dabei trotzdem das hilfsbereite und kompetente Image Ihrer Kanzlei aufrecht halten.

• Wenn Sie gerade nicht erreichbar sein wollen oder tatsächlich im Gespräch sind: „Frau Müller ist gerade nicht da, aber sie ruft Sie gerne später zurück. Passt es Ihnen gegen 16 Uhr?“
• Wenn der Anrufer eigentlich vorbeikommen sollte und nicht am Telefon „abgearbeitet“ werden kann: „Kann ich Ihnen vielleicht schon weiterhelfen – möchten Sie einen Termin vereinbaren?“
• Wenn effektiver Sinn des Gesprächs nur die Übermittlung einer Information ist und dieses daher nicht ausarten soll: „Ich notiere das gerne für Herr Meier, danke, dass Sie angerufen haben!“

Das spart Zeit, wahrt Ihr Gesicht und wertet Ihre Kanzlei sogar auf. Denn eine weitere Kompetenz Ihres Sekretärs ist:

Ihr Image stärken

Stellen Sie sich vor, Sie möchten bei einem Waschmaschinenhersteller anrufen, um einen Reparaturtermin zu vereinbaren. Am Telefon meldet sich der Geschäftsführer des Unternehmens und nimmt sich die Zeit, mit Ihnen einen passenden Termin herauszusuchen. Steigt ihr Vertrauen in das Unternehmen?

Wenn „wichtige Leute“ selbst ihre Tür öffnen, selbst ans Telefon gehen oder selbst auf jeden Brief antworten, verdächtigen wir sie automatisch, nicht genug Zeit in das eigentliche Geschäft zu stecken.

Lassen Sie deswegen doch ruhig ihren Assistenten ans Telefon gehen, auch wenn Sie da sind oder Zeit haben. Dieses „Theater“ müssen Sie später bei bekannten Kunden ja nicht mehr durchführen – zum Beispiel mit Hilfe einer Filterfunktion für Anrufernummern.

 

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