Wie Sie sicherstellen, dass die E-Mails Ihrer Kanzlei gelesen werden

Wie viele der E-Mails, die Sie täglich bekommen, lesen Sie wirklich? Landen bei Ihnen auch die meisten Nachrichten einfach nur ungelesen, wahrscheinlich sogar ungeöffnet, im Papierkorb? Diese Gedanken verleiten viele Leute dazu, anzunehmen, dass E-Mails (und insbesondere Newsletter) eine Art totes Medium sind. Lohnt es sich überhaupt noch, E-Mails an Kunden sorgfältig zu entwickeln, zu schreiben und zu verschicken?

Die überraschende Antwort: Ja. E-Mails sind keine Verschwendung Ihrer Zeit, sondern werden sogar wieder wichtiger.

Die Aufmerksamkeit für E-Mails steigt!

Zwischen 2011 und 2016 ist die durchschnittliche Zeit, in der Leser Aufmerksamkeit für E-Mails aufbringen, stark gestiegen: Von im Schnitt 10,4 auf 11,1 Sekunden, also um etwa 7 %! Auf mobilen Geräten ist diese Zeit sogar noch etwas größer.

Natürlich wirken auch 11,1 Sekunden noch nicht wie eine lange Zeit. Tatsächlich muss man hier aber erst mal all die E-Mails rauswerfen, die nicht gelesen, sondern nur angesehen und dann gelöscht werden. Der Trick ist, Leser dazu zu bekommen, mehr Zeit mit der E-Mail zu verbringen.

Dazu müssen Sie es schaffen, die kurze Aufmerksamkeitsspanne, die jede E-Mail bekommt, optimal zu nutzen und den Leser „einzufangen“.

Wie Sie Ihre Leser in den Bann ziehen

E-Mails werden von Lesern aus unterschiedlichen Gründen ganz gelesen. Die Bedingungen dafür:

1. Der Leser muss sich von der Überschrift angesprochen fühlen.
2. Er hat Zeit und Lust, sich mit dem Thema zu beschäftigen.
3. Der Anfang der E-Mail ist einladend.
4. Der Rest des Texts ist leicht zu lesen.
5. Der Tonfall ist ansprechend.

Denken Sie dabei auch an die Situationen, in denen jemand einen Blick auf seine E-Mails wirft: Meist während der Arbeit, wenn es gerade etwas langweilig ist. Oder auf mobilen Geräten auf dem Weg zur Arbeit und während Wartezeiten – Ihre E-Mails sollten also eine willkommene Abwechslung sein.

1. Die richtige Überschrift

Die richtige Überschrift oder den passenden Betreff zu wählen ist sicher nicht einfach. Lassen Sie sich dafür etwas Zeit und überarbeiten Sie den Text im Zweifel noch einmal am Ende der Arbeit. Der Betreff der E-Mail entscheidet darüber, ob Ihr Newsletter zusammen mit einer großen Menge anderer Mails ungelesen gelöscht wird oder eine Chance bekommt.

2. Der richtige Zeitpunkt

Wann hat Ihre Zielgruppe Zeit, um E-Mails zu lesen? Überlegen Sie sich, ob Ihr typischer Kunde eher morgens in der U-Bahn oder am Wochenende E-Mails liest. Vielleicht haben Sie darüber sogar Daten aus der Vergangenheit: Welche E-Mails waren besonders erfolgreich, welche wurden besonders selten gelesen? Neben dem Inhalt könnte auch der Zeitpunkt des Versendens für die Unterschiede verantwortlich sein.

3. Einladender Beginn

Der erste Teil jeder E-Mail entscheidet über ihren Erfolg. Denn hier entscheidet der Leser, ob er Lust hat, nach unten zu scrollen und mehr Inhalte zu entdecken, oder die Mail lieber dann doch löscht. Hier sollte der Leser sich angesprochen fühlen und eine Übersicht über die wichtigsten Argumente fürs Lesen finden.

4. Gute Lesbarkeit

Ein weiterer entscheidender Faktor für das Lesen einer E-Mail: Einfachheit. Nur, wenn die Nachricht sich auch dann verstehen lässt, wenn man z.B. in einer U-Bahn steht und die Umgebung etwas im Blick halten muss. Versuchen Sie nicht, den Inhalt leichter lesbar zu machen, indem Sie komplizierte Sachverhalte streichen oder nur Banalitäten berichten. Achten Sie darauf, keine unnötigen Bandwurmsätze zu schreiben – wobei die Betonung auf „unnötig“ liegt. Auf Nebensätze sollte man nicht verzichten, nur um Kommas zu vermeiden.

5. Freundlicher Ton

Eine einfach geschriebene E-Mail kann auch herablassend klingen – als trauten Sie ihren Lesern nicht zu, auch mal einen Nebensatz zu verstehen. Schreiben Sie und stellen Sie sich einen Leser vor, der auf Ihrer Seite ist, nicht so einen, der Sie kritisieren würde.

Erstellen Sie eine E-Mail nach diesen Kriterien und Sie können die gestiegene Aufmerksamkeit, die Leser für E-Mails überhaben, gekonnt ausnutzen.

 

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