Wie Outsourcing zum Kanzlei-Erfolg beiträgt – Risiken und deren Vermeidung

Wir haben in unserem letzten Artikel bereits darauf hingewiesen, wie schädlich es für eine Kanzlei ist, wenn sich der Inhaber in Sekundärfunktionen verliert, anstatt an der Weiterentwicklung der Kanzlei zu arbeiten. Ergänzen möchten wir noch einen weiteren Nachteil, der durch die sprichwörtliche „Verzettelung“ entsteht: Die Sekundärfunktionen werden in vielen Kanzleien nicht mit der bestmöglichen Sorgfalt und damit einhergehenden Qualität erledigt.

Das ist ganz natürlich, denn man kann seine volle Aufmerksamkeit nicht gleichmäßig allen Unternehmensbereichen widmen und muss Prioritäten setzen, um wirtschaftlich zu arbeiten. Allerdings besteht natürlich die Gefahr, dass auch aus vermeintlich nebensächlichen Sekundärfunktionen erhebliche Probleme erwachsen, denen man dann viel mehr Zeit widmen muss, als es gekostet hätte, diese von vornherein zu vermeiden.

Für einen spezialisierten Dienstleister hingegen ist das, was in Ihren Augen eine Sekundärfunktion darstellt, die Kernaufgabe, die stets mit der vollen Aufmerksamkeit bedacht wird. Dadurch und aufgrund der Erfahrung, die mit der Spezialisierung einhergeht, erfüllen Dienstleister die Sekundäraufgaben in der Regel in deutlich höherer Qualität, als es der eigenen Kanzlei möglich wäre.

Risiken des Outsourcings und deren Vermeidung

Dass Outsourcing auch mit Risiken verbunden ist, wollen wir natürlich nicht verschweigen. Viele Kanzleien empfinden einen Kontrollverlust bei der Auslagerung von Unternehmensprozessen auf einen Dienstleister. Auch befürchten viele, auf geänderte Kundenbedürfnisse nicht mehr so schnell reagieren zu können, wenn ein Dienstleister die Erfüllung der Aufgabe und die dahinterliegenden Prozesse in der Hand hat. Ein weiterer Punkt, den es zu bedenken gilt, ist, dass die Fähigkeit zur Übernahme der vom Dienstleister erfüllten Aufgaben in der eigenen Kanzlei womöglich mit der Zeit völlig verloren geht und man zumindest kurzfristig in ein Abhängigkeitsverhältnis gerät. Problematisch kann es auch werden, wenn der Dienstleister zum Beispiel in wirtschaftliche Schwierigkeiten gerät oder ihm andere Fehler unterlaufen.

Der Schaden – zum Beispiel in der Kundenwahrnehmung – fällt natürlich häufig auf den Auftraggeber zurück. Interessant ist auch, dass die eigenen Mitarbeiter einen Dienstleister manchmal als Konkurrenz empfinden, was natürlich dem Betriebsklima insgesamt schadet und unbedingt von Beginn an unterbunden werden muss. Letzteres Problem lässt sich in aller Regel mit der richtigen Informationspolitik lösen, denn meistens bringt die Auslagerung von Sekundärfunktionen ja einfach eine Entlastung für die eigenen Mitarbeiter.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass es nicht darum geht, sie zu ersetzen, sondern Ihnen Arbeiten abzunehmen, die sie von wichtigeren und komplexeren Aufgaben abhalten, die wiederum der Dienstleister überhaupt nicht leisten könnte. Grenzen Sie die Zuständigkeitsbereiche von Mitarbeitern und Dienstleistern klar ab und machen Sie deutlich, dass die Auslagerung von einfachen Aufgaben im Grunde eine Aufwertung des Aufgabenbereichs Ihrer Mitarbeiter bedeutet. Wenn Sie dies gut transportieren können, legen Sie den perfekten Grundstein für eine optimale Ergänzung zwischen Dienstleister und eigenem Personal.

Die Wahl des Dienstleisters

Hier und auch bei allen vorgenannten Risiken stellt sich natürlich die Frage, inwieweit Sie diese ausschließen könnten, wenn Sie eigene Mitarbeiter mit der Erfüllung von Sekundärfunktionen beschäftigen. Oftmals könnten Sie es nicht oder würden die Risiken des Outsourcings einfach durch andere Risiken, die mit der Beschäftigung von Mitarbeitern einhergehen, ersetzen. Am Ende kommt es doch einfach darauf an, bei der Wahl des Dienstleisters ebenso genau hinzuschauen, wie bei der Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter.

Ist dies geschehen, können Sie ruhigen Gewissens die Vorteile des Outsourcings genießen. Prüfen Sie also genau, ob der Dienstleister viel Erfahrung in seiner Branche hat, ob es unabhängige Stellen (zum Beispiel den TÜV) gibt, die die Qualität der erbrachten Leistung bestätigen etc. Auch wenn der Markt der Outsourcing-Dienstleister auf den ersten Blick schwer überschaubar ist, werden Sie feststellen, dass sich bei näherem Hinsehen die Spreu sehr schnell vom Weizen trennt und nur wenige vertrauenswürdige Unternehmen übrig bleiben.

Wenn die Unternehmen Ihnen dann noch die Möglichkeit geben, den jeweiligen Service ohne großes finanzielles Risiko für eine begrenzte Zeit zu testen, gibt es eigentlich nicht viel zu überlegen, denn Sie können nur gewinnen.