E-Mail Management leicht gemacht

Werden Sie jeden Tag von enormen Bergen an Emails überflutet? Das geht leider nicht nur Ihnen so, sondern dem größten Teil der Arbeitnehmer.  Egal ob Anwalt, Ingenieur oder Bürokaufmann. Aus diesem Grund haben wir hier eine Liste mit Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihren Mail Account effektiv managen, um somit mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben.

• Zuerst sollten Sie beachten, dass Sie automatische Benachrichtigungen bei eingehenden Emails, wie das ständige Aufblinken am Desktop Rand,  oder die „Plings“  am Handy ausschalten. Stattdessen sollten Sie sich lieber ein bis zwei Mal am Tag konkrete Zeiten einrichten  in denen Sie sich mit den Emails beschäftigen. Das verhindert, dass Sie ständig mittendrin von der Arbeit abgelenkt werden und somit unkonzentriert arbeiten.

• Ein weiterer Tipp: Machen Sie sich nicht die unnötige Mühe und sortieren Sie alle Ihre Emails. In jedem Mail Account befindet sich oben ein „Suchen“ Feld in dem Sie Ihre Mails ganz leicht wiederfinden können.

• Wenn es nicht äußerst dringend ist müssen Sie Ihre Emails auch nicht umgehend bearbeiten. Es reicht vollkommen, wenn Sie die Person welche Ihnen die Mail geschickt hat benachrichtigen, dass Sie in ein paar Tagen auf ihr Anliegen zurückkommen werden. So fühlt sich niemand vernachlässigt und Sie haben Zeit sich mit den aktuell anstehenden, wichtigen Dingen zu beschäftigen.

• Da Sie mit Sicherheit selbst auch nicht der Verursacher von Chaos in den Mailboxen anderer sein wollen, achten Sie unbedingt darauf Ihre Mail immer übersichtlich zu gestalten und in der Betreffzeile auf den Punkt zu kommen. Des Weiteren kann es helfen Anhänge  direkt in die Email zu kopieren, dass erspart dem anderen Zeit, da nicht jeder einzelne Anhang geöffnet werden muss.

Mit dem übersichtlichen Gestalten der Emails ist auch gemeint, dass Sie Fragestellungen nicht als offene Fragen formulieren, sondern präzise Vorschläge unterbreiten. Somit müssen Sie nicht unnötig lange auf eine Antwort des anderen warten und hin und her schreiben. Generell sollten Sie sich weniger wichtige Emails lieber sparen, denn auf eine Email folgen in der Regel im Durchschnitt etwa zwei Antworten.

Noch ein Tipp für weniger Stress im Büro: Der Service von ebuero unterstützt Sie bei allen anfallenden Büroaufgaben. Wenn auf unbeantwortete Emails beispielsweise mit einem Anruf reagiert wird, nehmen unsere Sekretärinnen das Telefonat für Sie an und teilen Ihnen in einer kompakten, auf den Punkt gebrachten Nachricht mit, worum es geht. Probieren Sie unseren Service aus und Sie werden feststellen, dass Sie plötzlich viel mehr Zeit für die wichtigeren Anliegen haben, wie in etwa der persönlichen Mandanten Betreuung. Noch mehr Tipps zum E-Mail Management können Sie hier nachschlagen.