Die Steigerung von Produktivität

Wöchentliche Planung, tägliche Planung, Projektmanagement, Prioritätensetzung, Delegieren von Aufgaben, Zeitmanagement, Arbeitsmethoden- Buzzwords rund um den Begriff Produktivität gibt es viele, und wir setzen uns ziemlich unter Druck produktiv zu sein.

“Der Schriftsatz muss heute Vormittag noch fertig werden.”

“Am Telefon wartet Herr xy schon seit 10 Minuten auf Sie.”

“Im Besprechungszimmer hat der neue Mandant bereits den zweiten Kaffee bekommen.”

Der Bürohund muss raus. Und zuhause beginnt in einer Stunde die Geburtstagsfeier Ihrer Tochter.

 

Kommt Ihnen das bekannt vor?

 

Wir tanzen auf vielen Hochzeiten und multi-tasking ist unabdingbar. Es ist zu viel und das immerzu.

Aber was ist zu tun, wenn nun einmal im Leben so viel passiert und alles irgendwie wichtig ist?

 

1. Übernehmen Sie keine Aufgabe, die nicht mit Ihren Werten übereinstimmt oder die Sie (zeitlich/nervlich) überfordert.
2. Seien Sie so produktiv wie möglich.

 

Die Regeln dafür sind denkbar einfach:

 

• Übertreiben Sie es nicht. Sagen Sie auch mal “nein” und lassen Sie sich nicht in eine Verbindlichkeit drängen, für die Sie keine Zeit haben.
• Versprechen Sie weniger, als Sie zu halten im Stande sind. Liefern Sie mehr ab als erwartet. Handeln Sie einen Zeitpuffer aus. Wenn Sie einen Schriftsatz bis Donnerstagabend fertigbekommen könnten, sagen Sie, Sie liefern ihn bis Freitagmittag. Dann liefern Sie ihn tatsächlich bereits am Donnerstag ab und ernten entsprechenden Dank.
• Nutzen Sie Ihre Sekretärin (oder Ihren Telefonservice) als “Türsteher”, der Sie effizient und doch freundlich vor unwillkommenen Unterbrechungen bewahrt.
• Richten Sie eine telefonfreie Zeit ein. Nichts unterbricht Ihre Konzentration bei der Arbeit an einem Fall so sehr wie ein Mandant, der in einer völlig anderen Angelegenheit anruft. Markieren Sie Telefonzeiten und telefonfreie Zeiten deutlich im Kalender und halten Sie diese ein. Ihre Mandanten werden sich nach einiger Zeit daran gewöhnen, dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht zu sprechen sind, sofern Sie sich auch selbst daran halten. Geben Sie Ihrer “Türsteherin” eine Liste der Anrufer, die sie ausnahmsweise durchstellen darf.
• Gehen Sie effektiv mit Ihrer E-mail-Flut um. Sie können täglich bis zu einer Stunde sparen, indem Sie Ihre Sekretärin die E-mails vorsortieren lassen. Nutzen Sie Ihre Junk-mail-Filter und konfigurieren Sie diese so, dass Ihnen auch damit schon Arbeit abgenommen wird.
• Stellen Sie etwaige Benachrichtigungstöne (E-mail, PC, Handy) aus.
• Richten Sie sich einen Moment ein, an dem Sie den Tag durchplanen. Machen Sie eine Art Stundenplan. Richten Sie Zeit für besonders wichtige Angelegenheiten explizit im Kalender ein. Sie sollten nicht immer überlegen müssen, was Sie als nächstes tun, sondern der Kalender sollte es Ihnen vorgeben.
• Schließen Sie Ihre Tür. Open-door-policy ist ja gut und schön, aber jedenfalls in jener Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten müssen, ist eine geschlossene Tür notwendig und aussagekräftig (insbesondere wenn sie ansonsten öfter mal offensteht). Kommunizieren Sie dies offen mit Ihren Mitarbeitern.
• Delegieren Sie. Wenn Sie denken, Sie hätten keine Zeit, jemanden anzulernen, denken Sie nochmal darüber nach. Sie können schlichtweg nicht alles selbst machen.
• Übertreiben Sie es nicht. Überarbeiten Sie sich nicht. Seien Sie weise genug einzusehen, dass Sie nicht immer überall für alle da sein kö Lieber wenige Dinge richtig gut machen als viele mittelmäßig.

 

Sehen Sie Produktivität als permanente Herausforderung, sich zu optimieren. Lassen Sie es ein Spiel sein. Heben Sie Ihre Erwartungen sukzessive an. Sie können das!