Bürokommunikation in der Kanzlei – Teil 1

Um mehr Zeit für Mandanten zu haben und produktiver arbeiten zu können, ist es für Anwälte und deren Mitarbeiter entscheidend, Grundregeln der Kommunikation aufzustellen.
Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Zeit Sie mit unnötiger Kommunikation verbringen? Wahrscheinlich zuviel – wie Ihnen der folgende Beitrag zeigen wird.

Bürokommunikation in der Kanzlei – the clash of communication – Teil 1

Um mehr Zeit für Mandanten zu haben und produktiver arbeiten zu können, ist es für Anwälte und deren Mitarbeiter entscheidend, Grundregeln der Kommunikation aufzustellen.

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Zeit Sie mit unnötiger Kommunikation verbringen? Wahrscheinlich zuviel – wie Ihnen der folgende Beitrag zeigen wird.

Durchschnittlich bleiben noch 2,5 Minuten Zeit sich ununterbrochen zu konzentrieren

Den meisten Rechtsberatern dürfte bewusst sein, dass die Kumulation jeglicher Kommunikationsmittel im Büro nicht des Rätsels Lösung sein kann. Tatsächlich führt der gleichzeitige Einsatz von Handy, Computer, Telefon und Blackberry zu einem „clash of communication“. Heute haben die Mitarbeiter eines Büros ca. zweieinhalb Minuten Zeit, sich auf eine Tätigkeit zu konzentrieren bis sie abgelenkt werden.

Kommunikationsbelastung führt zu Unproduktivität

Psychologische Studien belegen, dass sich viele Mitarbeiter so nicht mehr konzentrieren können und in der Folge unproduktiv werden. Zeitmanagement ist eines der Trend-Themen dieser Tage. Eine neue Studie des renommierten Henley Management College belegt, dass Manager etwas 10 Jahre Arbeitszeit mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails verbringen. Etwa 32% von diesen E-Mails seien irrelevant und damit reine „Zeitfresser“. Befragt wurden 180 Manager aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden. Die Führungskräfte verbringen also über 3 Jahre mit der Beantwortung von überflüssigen E-Mails. Große Unternehmen beschäftigen mittlerweile ganze Abteilungen damit, sich Lösungen für diese Probleme zu überlegen. Ähnlich problematisch gestaltet sich die Anrufentgegennahme. Sobald man den Hörer abnimmt, ist man abgelenkt und brauch nach dem Telefonat neue Zeit, um sich in die unterbrochene Aufgabe einzudenken. Für dieses Problem gibt es allerdings schon eine Lösung: Ein Sekretariatsdienst – und dieser sollte sich bewusst von einem einfachen Call Center abheben – der per Anrufweiterleitung Telefonate abfängt, kann hierbei leicht Abhilfe schaffen.

E-Mails gezielt beantworten wenn auch Zeit dafür ist

In der jüngsten Zeit sind auch zahlreiche Lösungsansätze für das E-Mail-Problem erarbeitet worden, die jedoch deutlich mehr eigene Disziplin erfordern. So sollte man genaue Richtlinien für die Beantwortung von E-Mails aufstellen. Sie rauben meist unentdeckt besonders viel Arbeitszeit. Richtlinien zum Umfang der Beantwortung, Zeitpunkt und täglich aufgewendeter Arbeitszeit dafür können den „Zeitverlust“ eindämmen helfen.

Deutsche Führungskräfte sind führend bei der Arbeitszeit in Europa

Eine weitere Studie von Lexmarkbelegt, dass deutsche Manager im europäischen Vergleich mit 10,7 Stunden durchschnittlich am meisten arbeiten. 28% der über 1000 befragten Manager arbeiten dabei jedes Wochenende zusätzlich. Einige Befragte gaben an, 90 Stunden pro Woche zu arbeiten.

Wir empfehlen, einige Studien in der nächsten Mittagspause als Entspannungslektüre zu lesen um selbst einmal nachzudenken, ob der eigene Arbeitsalltag von „Zeitfressern“ belastet wird. Im Folgenden wollen wir einige Tipps für die Organisation des Kanzleialltages, die interne Kommunikation und vor allem für die Beantwortung von E-Mails geben. Im besten Fall sparen Sie sich ein paar Minuten, die Sie Ihren Lieben zuwenden können. Sie werden es Ihnen danken!