3 Tipps zur idealen Nutzung Ihres Anwaltssekretariats

Neu bei Anwaltssekretariat? Das Telefonservice für Anwälte und Notare lässt sich schnell und einfach per Knopfdruck einsetzen und an Ihre Tagesabläufe anpassen. Durch diese 3 Tipps können Sie noch einfacher das Potenzial unseres Sekretariats für Ihre Kanzlei nutzen. 

Tipp 1: Machen Sie Mandanten zu ViPs

Anwaltsarbeit ist auch Konzentrationssache. In manchen Situationen kann es daher unumgänglich sein, nur Mandantenanrufe mit hoher Priorität entgegenzunehmen und allen übrigen Anrufern einen Rückruf für einen späteren Zeitpunkt ankündigen zu lassen.

Mit Anwaltssekretariat kein Problem: Teilen Sie uns Ihre ViP-Liste mit und gestalten Sie sowohl die Anweisung für die Anrufweiterleitung (z.B. „nur ViPs weiterleiten“) als auch für die Bearbeitung der Anrufe (z.B. „ViPs nicht nach Rückrufnummer fragen“, da diese in der Regel ohnehin bekannt ist) ganz nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen.

Wenn Sie die ViP-Liste in Kombination mit dem Tagesplan einsetzen, werden Sie Ihre Mandanten individuell betreuen und trotzdem ungestört und konzentriert arbeiten können.

Tipp 2: Tagesplan einsetzen

Das Web-Interface unter www.anwaltssekretariat.de bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Anweisungen für die Anrufbearbeitung detailliert und minutengenau zu hinterlegen.

So können Sie mit minimalem Aufwand bestimmen, wann Gespräche zu Ihnen durchgestellt werden (Weiteleitung von Anrufen ja/nein/nur ViPs) bzw. Anrufer ebenso aktuell über einen eventuellen Grund Ihrer Nichterreichbarkeit informieren (z.B. „ist bei Gericht bis ca. 13:00, ruft am frühen Nachmittag zurück“).

Für beliebig frei definierbare Standardsituationen können Sie solche Daten auch als Profil speichern, so dass Sie diese bei dem Eintrag in den Tagesplan nicht jeweils neu eingeben müssen. Dies verringert den Aufwand für die Administration des Tagesplans erheblich.

Neu: Ab sofort können Sie den Tagesplan auch einfach von überall mit unserer kostenlosen ebuero App steuern.

Tipp 3: Fax-Nachrichten organisieren

Über das Web-Interface von Anwaltssekretariat oder unsere kostenfreie Smartphone-App können Sie Fax-Nachrichten empfangen, weiterleiten und elektronisch archivieren. Gerade in einer Anwaltskanzlei ist es aber auch sinnvoll, Faxe wie bisher auf dem Kanzlei-Faxgerät zu empfangen, auszudrucken und der den Fall betreffenden Handakte zuzuordnen. So geht’s:

Sie leiten Ihre Kanzlei-Fax-Nummer auf die Ihnen vom Anwaltssekretariat zugeteilte Faxnummer um. Dadurch werden alle Fax-Nachrichten von Anwaltssekretariat empfangen und in Ihrem Web-Interface sowie Ihrer App dauerhaft gespeichert. Über eingehende Nachrichten können Sie sich beliebig per SMS oder E-Mail oder per Abruf in Ihrer App oder Ihrem Web-Interface informieren.

Gleichzeitig richten Sie in der Verwaltung Ihres Web-Interface eine Weiterleitung der Faxe auf eine andere Rufnummer Ihrer Telefonanlage oder Ihres Telefonanschlusses ein, unter der Ihr Kanzlei-Fax zu erreichen ist. So steht Ihnen jedes Fax einerseits elektronisch archiviert, andererseits automatisch auch als Ausdruck zur Verfügung.