Wie Outsourcing zum Kanzlei-Erfolg beiträgt – Grundlagen und Vorteile

Der Begriff „Outsourcing“ bezeichnet ganz allgemein die Auslagerung von Unternehmsaufgaben. In der Regel handelt es sich dabei um Sekundärfunktionen, die quasi notwendiges Beiwerk zur Erfüllung der eigentlichen Haupttätigkeit eines Unternehmens sind. Klassischerweise findet Outsourcing z.B. in den Bereichen Buchhaltung, Sekretariat, Inkasso, Marketing, Reinigung etc. statt, es gibt aber immer mehr Unternehmen, die auch komplexe Prozesse auslagern. So erledigen Banken zum Beispiel die Kreditbearbeitung häufig nicht mehr selbst und koordinieren diese komplexe Aufgabe sogar über Ländergrenzen hinweg. Fürs erste betrachten wir aber das Auslagern standardisierbarer und vergleichsweise einfacher Prozesse, wie die Anrufannahme und Terminvereinbarung, die von Anwaltssekretariat angeboten wird, um uns dem Thema zu nähern.

Dazu sollten wir uns zuerst einmal von alten Vorurteilen befreien. Der Begriff Outsourcing weckt nämlich leider oft negative Assoziationen – und das unserer Meinung nach zu Unrecht. Viele denken sofort an Rationalisierung, Stellenstreichung, Zahlung von Dumping-Löhnen im Ausland, Steuerflucht etc. Dabei gibt es so viele Gründe, die für das Outsourcing sprechen und gerade im Fall Anwaltssekretariat, einem deutschen Unternehmen das seine Mitarbeiter direkt in Berlin beschäftigt, gar nicht zutreffen können.

Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet, bestimmte Aufgaben auszulagern, geht es keinesfalls immer um Kosteneinsparung – auch wenn Einsparungen in der Regel einer der Nebeneffekte von Outsourcing sind, der sich schon allein dadurch erklären lässt, dass spezialisierte Dienstleister in der Regel über bessere Technologie und Infrastruktur verfügen. Die betreffenden Aufgaben, die für Ihre Kanzlei vielleicht nur ein Klotz am Bein sind, machen für den Dienstleister das Kerngeschäft aus, weshalb er alle Energie dafür aufwenden wird, die Prozesse bis ins kleinste Detail zu durchdenken und auf optimale Effizienz auszulegen. Etwas das eine Kanzlei für Sekundärfunktionen kaum leisten kann, weil sie sich selbstverständlich nicht in der gleichen Tiefe mit der Aufgabe beschäftigt. Ein viel wichtigerer Aspekt des Outsourcings ist aber das Thema Kostenflexibilisierung. Anstatt Personal für die Erfüllung der Sekundärfunktionen einzustellen, das man dann natürlich nicht einfach kurzfristig wieder vor die Tür setzen will und kann, wenn sich die wirtschaftliche Situation verschlechtert, kann man Verträge mit Dienstleistern in der Regel unkompliziert kündigen – und das ohne das schlechte Gewissen, einem Menschen die wirtschaftliche Existenzgrundlage entzogen zu haben, da der Dienstleister ja noch andere Kunden hat, die sein Fortbestehen sichern.

Außerdem ermöglicht Outsourcing, den Fokus auf das Wesentliche beizubehalten. Wer im Wettbewerb bestehen will, muss in seinem Geschäft besonders gut sein, d.h. immer ein kleines bisschen besser als die Konkurrenz, sowohl was die vom Kunden wahrgenommene Qualität als auch die Effizienz der dahinterliegenden Prozesse, die letztendlich die Profitabilität entscheidend mitbestimmen, angeht.

Das funktioniert nur, wenn man sich die Zeit nimmt, an und nicht einfach in seiner Kanzlei zu arbeiten, die Kanzlei mit etwas Abstand zu betrachten und dafür zu sorgen, dass sie wie ein Uhrwerk funktioniert. Leider halten uns die oben angesprochenen Sekundärfunktionen, um die man sich ja leider auch noch kümmern muss, nur allzu häufig genau davon ab. Wir verzetteln uns in der Fülle von Aufgaben und haben keinen Raum für die wirklich wichtigen Überlegungen, z.B. zur Weiterentwicklung der Kanzlei. Outsourcing erlaubt es hier, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – eine entscheidende Voraussetzung für unternehmerischen Erfolg.