Mandanten gewinnen per Rückbesinnung auf die wesentlichen Dinge

Was sind die einfachen Dinge, die aber großen Einfluss auf den ersten Eindruck, die Zufriedenheit und die Empfehlungsbereitschaft von Mandanten haben? Wir glauben es sind die Erreichbarkeit beim Versuch der ersten Kontaktaufnahme, die Professionalität und Freundlichkeit beim Erstkontakt, das Gefühl der Rechtsanwalt/die Rechtsanwältin widmet dem Mandanten die volle Aufmerksamkeit beim persönlichen Termin und natürlich der Eindruck von konzentrierter Fallarbeit, die dann hoffentlich auch zum positiven Ergebnis führt.

Das wussten Sie schon? Sie hatten sich raffinierte Marketing-Tricks erhofft? An dieser Stelle möchten wir von diesen absehen und uns stattdessen gemeinsam mit Ihnen auf die wesentlichen Basics der Mandantengewinnung besinnen. Wir haben nämlich Gefühl, gerade diese eigentlich selbstverständlichen Dinge gehen im Büro des Rechtsanwalts allzu oft verloren.

1. Dann erreichbar sein, wenn der Mandant Sie braucht

Natürlich ist es nur schwer möglich, permanent erreichbar zu sein und sinnvoll ist es auch nicht immer, schließlich brauch der Mensch Erholungsphasen und Ruhepausen. Aus Mandantensicht interessiert das alles jedoch nicht. Der Mandant hat ein Problem, oftmals befürchtet er schlimme Konsequenzen und brauch sofort Hilfe. Er hält sein Anliegen selbstverständlich für unaufschiebbar – ob nun Sonntag oder 10 Uhr Abends ist. Was also tun, wenn Sie Ihre Arbeitszeit nicht auf 24h umstellen wollen? Die Lösung ist ein Telefondienst speziell für Anwälte.

Sie können dabei wie gewohnt Ihr Handy getrost abschalten, wenn Sie z.B. bei Gericht sind oder Ihr Wochenende genießen. Die Sekretärinnen des Dienstleisters gehen im Namen Ihrer Kanzlei rund um die Uhr ans Telefon, nehmen das Anliegen des Anrufers auf und vereinbaren – wenn Sie einen gemeinsamen Kalender mit Ihrem externen Sekretariat führen – einen Rückruftermin. Auch wenn das Problem des Anrufers natürlich nicht sofort gelöst werden konnte, macht es einen himmelweiten Unterschied, ob der potentielle Mandant niemanden erreichen kann und es dann im Regelfall bei der nächsten Kanzlei versucht oder ihm das Gefühl vermittelt wird, dass er sich in guten Händen befindet und sein Anliegen ganz oben auf der To-Do-Liste steht.

2. Professionalität

Oftmals ist es sogar sinnvoll, dass nicht Sie selbst oder Ihre Sekretärin ans Telefon gehen – nämilch dann, wenn Sie richtig im Stress stehen, das Gefühl haben, mal wieder nicht hinterher zu kommen und auch ihre Sekretärin quasi permanent außer Atem versucht, auf allen Hochzeiten gleichzeitig zu tanzen. Zum Einen ist es für Sie beide natürlich eine echte Entlastung, in dieser Zeit nicht auch noch das nervtötende Klingeln des Telefons ertragen zu müssen.

Viel wichtiger ist aber, dass sich diese Stimmung am Telefon nicht verbergen lässt. Potentielle Mandanten die in diesem Moment anrufen, bemerken die Anspannung, häufig können wir auch nichts dagegen tun, dass wir Ungeduldig und etwas barscher reagieren, wenn wir gestresst sind. Einen potentiellen Mandanten schreckt dies natürlich ab. Er empfindet die Behandlung – zu Recht – als unprofessionell.

Bevor Ihnen Mandanten aufgrund solcher einfach menschlicher Reaktionen entgehen, lohnt es sich, eine Anrufweiterleitung zum professionellen externen Sekretariat einzuschalten, in dem die Mitarbeiter nur die eine wichtige Aufgabe haben, Ihre Anrufer freundlich zu empfangen und ihnen behilflich zu sein. So sichern Sie gleichbleibende Qualität bei der Anrufbearbeitung.

3. Volle Konzentration

Gehen wir davon aus, der telefonische Kontakt ist gut gelungen, Ihre Kanzlei hat einen tollen Eindruck hinterlassen und der neue Mandant kommt zum Termin in Ihr Büro. Hier erwartet er nichts weiter als Ihre volle Aufmerksamkeit. Er will sicher sein, dass Sie sein Problem mit höchster Priorität behandeln und sich die Zeit nehmen, an der optimalen Lösung zu arbeiten. Klingt einfach, oder?

Ist aber nicht so leicht getan! Wie häufig klingelt Ihr (Mobil-)Telefon während Sie im Mandantengespräch sind? Und wie häufig werden Sie bei der Fallarbeit unterbrochen, weil gerade ein Anrufer versucht, Sie zu erreichen? Zählen Sie doch die nächsten Tage mal mit! Ihre Mandanten bemerken dies und auf die Qualität Ihrer Arbeit wirken sich selbst kurze Unterbrechungen auch erheblich aus. Besonders ärgerlich, wenn dann nur ein Vertreter am Telefon ist, den Sie auch noch abwimmeln müssen.

Sie sollten also darüber nachdenken, sich ein Vorzimmer einzurichten. Die Sekretärinnen eines externen Dienstleisters können Sie anweisen, Vertreter immer auf den Schriftweg zu verweisen, anstatt die Anrufe weiterzuleiten. Alle anderen Anrufer könnten die Sekretärinnen nach ihrem Anliegen fragen und Ihnen anschließend noch vor Weiterleitung mitteilen. Nach der Voranküngigung können Sie selbst entscheiden, ob Sie den Anruf annehmen oder die Sekretärin eine Notiz aufnehmen und dem Anrufer ausrichten soll, Sie seien bei Gericht und würden zurückrufen.

Wenn Sie diese grundlegenden Strategien beherzigen und dafür sorgen, dass sie auch mit zunehmendem Erfolg nicht verloren gehen, haben Sie mindestens 80 % der Arbeit zur Gewinnung neuer Mandanten getan und heben sich schon deutlich von vielen Ihrer Wettbewerber ab. Denken Sie also lieber noch einmal darüber nach, ob Sie teure Werbemaßnahmen wirklich brauchen.